Por onde começar um PROJETO?

De fato, é necessário buscar as respostas apropriadas para cada projeto. Se você pensasse em começar um projeto. Pensaria em começar por onde?

Por | @oficinadanet Carreira em TI

Hoje em dia, comenta-se muito sobre a correria da vida humana. Notadamente, por exigir das pessoas muito mais iniciativa, mais rapidez e mais respostas imediatas, principalmente, nas grandes metrópoles, onde as mudanças, o senso de urgência e a pressão são enormes, sobretudo, constantes.

Obviamente, isso advém das expectativas geradas pelo mundo dos negócios (e crises econômicas). Afinal, ninguém quer perder tempo (“Time Is Money!”). E no mundo dos projetos não é diferente. Sobretudo, pelos prazos e orçamento desafiadores. E necessidade de resultados dentro do menor prazo possível. Diante desse cenário, é fundamental que o gerente do projeto responda imediatamente às solicitações do cliente e de outras partes interessadas com um senso de urgência legitimado (KERNION, 1999).

Por onde começar um PROJETO?

Mas, qual é o preço de uma decisão errada?
 
Em linhas gerais, “o que você poderá resolver ao ser eficiente em correr na direção errada? Ou exigir da sua equipe mais produtividade em prol de construir algo fora do escopo?”.

Então, qual seria a solução? Na verdade, não existe fórmula mágica. De fato, é necessário buscar as respostas apropriadas para cada projeto. Ademais, é difícil criticar seus próprios erros e desenvolver uma cultura organizacional para que não ocorram novamente.

O fracasso é a oportunidade de começar de novo com mais inteligência e redobrada vontade (Henry Ford)”.Sendo assim... Vamos promover nosso primeiro debate:

Se você pensasse em começar um projeto. Pensaria em começar por onde? Antes de você responder no que pensou. Eu lhe digo: analise melhor o que pensou.Afinal, a estatística demonstra isso (leia abaixo).

De fato, muitas empresas e pessoas começam logo a trabalhar nas atividades do projeto, principalmente, por não terem tempo a perder e ignoram o fundamental. Por conseguinte, é comum errar nesta fase de iniciação projetual. Notadamente, devido ao planejamento incompleto e inconsistente - baseado em premissas que não se confirmam -. Apesar de o planejamento tentar validar essas suposições ao longo do projeto.

Há um grande número de projetos com falhas de escopo, prazos superestimados, custos extrapolados, riscos subestimados, assim como, objetivos técnicos fora da realidade. Que, por consequência, resultam em retrabalho, insatisfação do cliente, prejuízo e sequer são terminados.

Por onde começar um PROJETO?

O recomendável, antes de começar a planejar, é criar um Roteiro de Trabalho para Iniciar. No qual sejam respondidas algumas perguntas, como por exemplo:

  • Qual a origem do projeto?
  • Qual a justificativa do projeto?
  • Quem é o patrocinador?
  • Quais são os envolvidos e as partes interessadas?
  • Foi desenvolvido um plano de comunicações?
  • Objetivo do projeto está claro e bem definido?
  • Foi feito um esboço descritivo do produto, serviço ou benfeitoria que será entregue ao final do projeto?
  • Quais as restrições que podem afetar o resultado final?
  • Já organizou a equipe?
  • Já definiu a função de cada membro da equipe e o papel de cada stakeholder?
  • Já definiu quem serão os tomadores de decisão?
  • Avaliou a disponibilidade de recursos humanos e materiais para a execução do projeto?
  • Foi feito um esboço sobre o escopo do trabalho?
  • Foi feito um esboço do cronograma?
  • Foi feito um esboço orçamentário?
  • Foi feito um esboço da EAP?
  • Foi feito um esboço da EAO?
  • Foi feito um esboço do plano de contas?
  • Foram examinados: objetivos do projeto x restrições impactantes?
  • Foi desenvolvida uma estratégia de ações para alcançar os objetivos?
  • Já avaliou os riscos e as estimativas fundamentais?
  • Formalizou a abertura do projeto?

Enfim, cada projeto segue seu próprio Roteiro de Trabalho para Iniciar, conforme suas necessidades e expectativas, portanto, elabore-o junto com sua equipe. Mas, lembre-se, não existe risco zero.

Por isso, o profissionalismo consciente está em agir com maior prevenção para obter menor risco para o empreendimento. Sobretudo, projetos bem sucedidos são aqueles onde os riscos foram identificados e bem gerenciados desde o início (ou seja, “esforce-se em fazer o certo na primeira vez”).

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Gerir projetos é um aprendizado constante. Portanto, “as certezas que temos hoje podem ser as dúvidas de amanhã”. Afinal, faz parte do contexto da vida acertar ou não. Então, levante a cabeça e mãos à obra. O grande desafio se torna balancear esse senso de urgência e pressão com o tempo para a reflexão, experimentação e inovação que um produto ou serviço único irá requerer ao ser desenvolvido (EPPLER & SUKOWSKI, 2000).

Por conta desse senso de urgência, você poderia se perguntar, por que estudar o PMBOK (por exemplo)? A resposta é a seguinte, esse padrão serve como guia de boas práticas em projetos e aumenta as chances de sucesso.

O PMI considera o PMBOK como uma referência para o gerenciamento de projetos, mas ressalta que serve apenas de guia e não como uma metodologia em si. Em outras palavras, o PMBOK viabiliza o entendimento referente às áreas de conhecimento do ciclo de vida projetual e seus fluxos de processos. Mas, tanto na vida quanto no gerenciamento do projeto, enfim, decisões deverão ser tomadas.

Por fim, ratifico, gerir projetos é um aprendizado constante. Ademais, projetos são singulares. E cada planejamento tem suas particularidades para se alcançar resultados exclusivos, sobretudo, para clientes distintos e cada vez mais exigentes.

Espero ter colaborado. Boa sorte!

Mais sobre: gerencia, PMBOK, projetos
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