PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Estrutura

No artigo de hoje iremos estudar sobre a estrutura adotada pelo guia PMBOK. Em nosso último artigo foi visto alguns conceitos importantes que faltavam com relação ao gerenciamento de projetos.

Por | @oficinadanet Carreira em TI

Em nosso último artigo foi visto alguns conceitos importantes que faltavam com relação ao gerenciamento de projetos. No artigo de hoje, como prometido no anterior iremos estudar um pouco sobre a estrutura adotada pelo PMBOK, que é a seguinte: Estrutura do gerenciamento de projetos, Norma de gerenciamento de projetos de um projeto, Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, Áreas de Especialização e Contexto de gerenciamento de projetos. Hoje iremos analisar as primeiras três e no próximo artigo as demais.

PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Estrutura

1. Estrutura do gerenciamento de projetos: 

 Com uma breve introdução,  mostra o ciclo de vida e organização do projeto, no qual descreve o ambiente onde os projetos operam. O gerente de projeto e sua equipe devem, além de gerenciar as atividades do dia-dia, estar sempre atentos ao ciclo e organização do projeto.

2. Norma de gerenciamento de projetos de um projeto:

Especifica todos os processos usados pela equipe. Processos de gerenciamento de projetos de um projeto: descreve os cinco grupos de gerenciamento de projetos (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento) necessários para qualquer tipo de projeto, juntamente com os processos que os compõe.

3. Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos:

  Descreve as nove áreas de conhecimento, organizado em quarenta e quatro processos.

 3.1. Gerenciamento de integração do projeto:  descrevem processos e atividades que integram os elementos do gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Desenvolver o termo de abertura do projeto, Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto, Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, Orientar e gerenciar a execução do projeto, Monitorar e controlar o trabalho do projeto, Controle integrado de mudanças e Encerrar o projeto.

 3.2. Gerenciamento do escopo do projeto: descreve os processos envolvidos na verificação do que será necessário para o trabalho, para que este seja concluído com sucesso. É importante lembrar que o projeto inclui exatamente o que é necessário, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Planejamento do escopo, Definição do escopo, Criar EAP (Estrutura Analítica do Projeto), Verificação e Controle do escopo.

3.3. Gerenciamento de tempo do projeto: descreve os processos relativos ao término do projeto dentro do prazo estipulado, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Seqüenciamento de atividades, Estimativa de recursos das atividades, Estimativa de duração da atividade, Desenvolvimento do cronograma e Controle do cronograma.

3.4. Gerenciamento de custos do projeto: descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos. Tem como objetivo a finalização do projeto dentro do orçamento estimado, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Estimativa de custos, Orçamentação e Controle de custos.

3.5. Gerenciamento da qualidade do projeto: descreve os processos envolvidos na garantia da qualidade para satisfazer os objetivos do projeto no qual se propõe, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Planejamento da qualidade, Realizar a garantia da qualidade e Realizar o controle da qualidade.

3.6. Gerenciamento de recursos humanos do projeto: descreve o processo que organiza e gerencia a equipe do projeto, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Planejamento de RH, Contratar ou mobilizar a equipe do projeto, Desenvolver a equipe do projeto e Gerenciar a equipe do projeto.

3.7. Gerenciamento das comunicações do projeto: descreve os processos relativos á geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma adequada e oportuna, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Planejamento das comunicações, Relatório de desempenho e Gerenciar as partes interessadas.

3.8. Gerenciamento dos riscos do projeto: descreve os processos relativos ao gerenciamento de riscos de um projeto, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Planejamento do gerenciamento de riscos, Identificação dos riscos, Análise qualitativa e quantitativa dos riscos, Planejamento de resposta a riscos e Monitoramento e controle de riscos.

3.9. Gerenciamento de aquisições do projeto: descreve os processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além de gerenciar contratos, dentro dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de processos: Planejar compras e aquisições, Planejar contratações, Solicitar resposta de fornecedores, Selecionar fornecedores, Administração de contrato e Encerramento do contrato.

4. Áreas de Especialização:

São 5 as áreas de especialização que uma equipe de gerenciamento de projetos precisa entender e ter boa habilidade: conjunto de conhecimento em gerenciamento de projetos, conhecimento, normas e regulamentos da área de aplicação, entendimento do ambiente do projeto, conhecimento e habilidade de gerenciamento em geral e habilidades interpessoais. Além dessas 5 áreas, são utilizadas também ferramentas e técnicas exclusivas para o gerenciamento de projeto, no entanto, não basta ter um bom entendimento apenas nas áreas de especialização ou apenas das ferramentas e técnicas, é necessário um conjunto de conhecimento de ambas para que haja uma boa prática de gerenciamento de projetos, onde uma complementa a outra, embora não haja necessidade destas serem gerenciadas por uma mesma pessoa, até mesmo porque torna-se um tanto quanto inviável para uma única pessoa ter domínio de todas essas áreas, ferramentas e técnicas.

4.1.Conjunto de conhecimento em gerenciamento de projetos: descreve o conhecimento exclusivo da área de gerenciamento de projetos que se sobrepõe às demais áreas de gerenciamento (habilidades interpessoais, conhecimento e habilidades de gerenciamento geral, entendimento do ambiente do projeto e conhecimento, normas e regulamento da área de aplicação) e consiste em: definição do ciclo de vida do projeto, descrição dos 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos e descreve as 9 áreas de conhecimento.

4.2. Conhecimento, normas e regulamento da área de aplicação: são as categorias de projetos que possuem elementos comuns significativos, no entanto, não é necessário estarem presentes em todos os projetos. Geralmente são definidas em termos de: departamentos funcionais e disciplinas de apoio (departamento jurídico, gerência de produto/estoque, marketing, logística, etc); elementos técnicos (desenvolvimento ou engenharia de software); especializações em gerenciamento (contratações governamentais, desenvolvimento comunitário, de novos produtos, etc); setores (automotivo, químico, financeiro...). Para cada área de aplicação, há um conjunto de normas e regulamentos aceitos, onde a ISO faz uma distinção entre eles.

4.3.Entendimento do ambiente do projeto: todo projeto é planejado e implementado dentro de um contexto social, econômico e ambiental. Levando isso em consideração, esse projeto tem impactos tencionais e intencionais, positivos ou negativos. Nesse contexto, a equipe deve considerar o projeto dentro de seus respectivos ambientes:

4.3.1.Ambiente cultural/social: entender como o projeto afeta as pessoas e vice-versa. Esse entendimento pode ser através de características da economia, educação, etnia, religião e outras. A cultura organizacional também deve ser levada em conta para determinar se um gerente de projetos é visto como um papel importante, com reconhecimento.

4.3.2.Ambiente internacional/político: dependendo do projeto, pode haver necessidade do entendimento de leis e costumes nacionais e internacionais e/ou regionais/locais. Caso o clima político possa afetar o projeto, este também deve ser entendido pela equipe.

4.3.3.Ambiente físico: caso o projeto afete o ambiente físico será necessário o conhecimento da ecologia local e da geografia física.

4.4.Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral: inclui planejamento, organização, formação pessoal, execução e controle das operações da empresa, além das disciplinas de apoio. Um bom gerente de projetos deve ter habilidade em diversas áreas de gerenciamento geral que é a base para a criação das habilidades de um gerente de projetos.

4.5.Habilidades interpessoais: um gerente de projetos deve no mínimo ter as seguintes habilidades: comunicação eficaz, influência sobre a organização (fazer acontecer), liderança, motivação, negociação e gerenciamento de conflitos, rapidez na resolução de problemas, dentre inúmeras outras.

5. Contexto de Gerenciamento de Projetos:

Inclui o gerenciamento de programas, de portfólio e escritório de projetos. Para o sucesso de um plano estratégico, deve-se seguir uma hierarquia: plano estratégico, portfólio, programa, projeto e subprojeto.

5.1.Programas e gerenciamento de programas: grupo de programas relacionados que são gerenciados e coordenados para obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis caso fossem gerenciados de forma individual. Nesses programas podem haver elementos fora do escopo do projeto. Por exemplo, projeto de um novo modelo de um carro, que pode ser subdividido em projetos para o design enquanto sua linha de montagem continua. Outro exemplo seria programas de arrecadação de fundos, para organizações sem fins lucrativos.

5.2.Portfólios e gerenciamento de portfólios: é o conjunto de projetos, programas ou outros trabalhos agrupados que facilitam o gerenciamento eficaz a fim de atender os objetivos dos negócios estratégicos. Os projetos/ programas no portfólio podem não ser interdependentes ou diretamente relacionados. Para o gerenciamento desses portfólios, metas específicas são realizadas. Umas delas é maximizar o valor do portfólio através do exame cuidadoso de projetos e programas candidatos a inclusão/exclusão no portfólio, equilibrar o portfólio entre investimentos incrementais e radicais para uso eficiente de recursos.

5.3.Subprojetos: são projetos divididos em componentes mais facilmente gerenciáveis ou subprojetos. São normalmente contratados de uma empresa externa ou de outra unidade funcional. Em grandes projetos, os subprojetos ainda podem ser subdivididos em outros mini subprojetos, como por exemplo, subprojeto de uma fase do ciclo de vida do projeto, subprojeto de testes automatizados de software.

5.4.Escritório de projetos (PMO): é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos. O PMO pode supervisionar o gerenciamento de projetos, programas ou ambos e se concentra no planejamento, priorização e execução coordenados de projetos e subprojetos vinculados aos objetivos de negócios da matriz ou do cliente e podem operar de modo contínuo, desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos na forma de treinamento, software, políticas padronizadas e procedimentos, até o gerenciamento direto real e a responsabilidade pela realização dos objetivos do projeto. É importante lembrar que um PMO é diferente de um gerente de projetos, a saber:

  • Gerente de projetos: responsável pelo fornecimento de objetivos específicos do projeto dentro das restrições do projeto; concentra-se nos objetivos especificados do projeto; controla os recursos atribuídos ao projeto para atender da melhor forma possível aos objetivos do projeto; gerencia o escopo, o cronograma, o custo e a qualidade dos produtos dos pacotes de trabalho; informa sobre o progresso do projeto e outras informações específicas do projeto.

  • PMO: estrutura organizacional com obrigações específicas que podem incluir uma perspectiva empresarial; gerencia as principais mudanças do escopo do programa e pode enxergá-las como possíveis oportunidades para melhor alcançar os objetivos de negócios; otimiza o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre todos os projetos; gerencia o risco global, a oportunidade global e as interdependências entre os projetos; fornece relatórios consolidados e visão empresarial de projetos sob sua supervisão. Em poucas palavras, gerente de projetos é a PESSOA responsável pelo projeto e PMO é o ESCRITÓRIO.

Por hoje é isso, no próximo artigo vamos ver a respeito do Contexto de gerenciamento de projetos, finalizando o estudo da estrutura do PMBOK. Espero que estejam gostando do meu trabalho. Aproveitando a oportunidade gostaria de pedir que façam seus comentários com relação aos artigos, pois é muito importante para mim e para nossos colegas também. Obrigada e até a próxima.

Referências Bibliográficas:

  • Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 3a. edição, 2004, PMI.
  • Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). PMI RS. Disponível em: . Acessado em: 16 set. 2009.

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