PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto

No artigo de hoje iremos estudar a respeito do Ciclo de Vida e Organização do Projeto, bem como suas características.

Por | @oficinadanet Carreira em TI

Como projetos e gerenciamento de projetos são executados em um ambiente mais amplo que projetos propriamente ditos, a equipe de gerenciamento de projetos precisa entender esse contexto, que é amplo, que compreende em saber selecionar, de forma adequada, as fases do ciclo de vida, os processos, as ferramentas e as técnicas adequadas para cada projeto.

1.1. Ciclo de Vida do Projeto:

Para um melhor controle gerencial, um gerente de projeto pode dividir o projeto em fases, onde essas fases são conhecidas como ciclo de vida do projeto. Algumas organizações identificam um conjunto de ciclo de vida de projeto para todos os projetos da empresa, já outros definem cada ciclo para cada projeto.

1.2. Características do Ciclo de Vida do Projeto:

O ciclo de vida de projeto define as fases do projeto que une o início de um projeto ao seu fim, por exemplo, quando uma organização visa iniciar um projeto, inicialmente ela deve avaliar se este é viável, onde o gerente de projeto pode definir o estudo da viabilidade como uma das primeiras fases do ciclo de vida do projeto. Vale lembrar que fases do ciclo de vida do projeto não é o mesmo que grupos de processos de gerenciamento de projeto. Abaixo alguns pontos importantes que precisamos ter conhecimento:

Transição de uma fase para outra: geralmente envolve e é definida por alguma forma de transferência técnica ou entrega. As entregas devem ser sempre revisadas e aprovadas para garantir que estejam completas e exatas. No entanto, é possível passar para outra fase sem essa revisão e aprovação, uma vez que os riscos não sejam significativos. Essa passagem de fases é uma prática chamada de sobreposição de fases, feita de forma seqüencial e é um exemplo da aplicação da técnica de compressão do cronograma denominada paralelismo.

Definição do ciclo de vida: não há uma única maneira e nem melhor método de escolher qual ciclo utilizar, cada organização tem suas políticas internas, podendo haver um único ciclo de vida para todos os projetos da empresa, ou então um ciclo para cada caso.

O que um ciclo de vida define:

  • Trabalho técnico a ser realizado em cada fase;
  • Quando as entregas devem ser geradas e como devem ser revisadas, verificadas e validadas;
  • Quem está envolvido em cada fase e;
  • Como controlar e aprovar cada fase.

Ao descrever um ciclo de vida, ele pode ser tanto genérico quanto bem detalhado, podendo nesse caso incluir formulários, gráficos, lista de verificações, etc. Apesar dessas particularidades, os ciclos de vida do projeto têm algumas características em comum: as fases geralmente são seqüenciais e definidas por algum formulário de transferência de informações técnicas ou de entrega de componente técnico; os níveis de custo e pessoal no inicio são baixos, atingindo o valor máximo nas fases intermediárias, e voltam a cair conforme o projeto vai chegando ao seu final; no início, o nível de incertezas é maior, conseqüentemente os riscos de não atingir os objetivos ao qual o projeto se propôs também, as incertezas vão diminuindo conforme o projeto é desenvolvido e seu término se aproxima; no início do projeto, é mais alta a capacidade das partes interessadas influenciarem as características finais do produto e seu custo final.

Conforme o projeto continua, esses valores tornam-se menores. O que contribui para esse fenômeno é que o custo das mudanças e a correção de erros aumentam conforme o projeto prossegue. Resumindo, no início há maior influencia das partes interessadas.

As fases do ciclo de vida do projeto podem até ter nomes e entregas semelhantes, mas nenhum ciclo é idêntico ao outro, variando desde o número de fases até sua descrição. Os subprojetos também podem ter suas fases bem definidas, semelhantes aos projetos.

1.3. Características das fases do projeto:

uma fase do projeto é caracterizada pelo término e aprovação de um ou mais produtos. Produto é o resultado mensurável e verificável do trabalho realizado, como por exemplo, uma especificação, um relatório, um protótipo, ou outras saídas. Alguns desses produtos podem ser os processos de gerenciamento de projeto, já outros podem ser produtos finais ou componentes dos produtos finais. Portanto, os produtos e as fases fazem parte de um processo seqüencial, criado para garantir o controle do projeto e conseguir o produto ou serviço desejado, que é o objetivo do projeto.

As fases podem também ser subdivididas em subfases, devido as restrições de tamanho, complexidade, risco e fluxo de caixa. Cada subfase, para um maior controle e monitoramento, é associada a um ou mais produtos, que estão relacionados a algum produto da fase principal e seus nomes são dados de acordo com seus produtos, como requisitos, projeto, construção, teste, inicialização, entrega, e assim sucessivamente

Conclusão de uma fase: é concluída com a revisão do trabalho e dos produtos para definição da aceitação, e também para definir se é necessário mais algum trabalho. Uma nova fase pode iniciar mesmo que a anterior não tenha sido finalizada. Nesse caso, dizemos que o gerente de projetos escolheu como ação o paralelismo. Também pode ocorrer de uma fase ser encerrada sem que outra seja iniciada, essa situação ocorre quando o projeto finalizou ou então há muitos riscos de continuar o projeto.

Término formal da fase: não inclui autorização para fase seguinte. Para que haja um controle eficaz, cada fase produz uma saída dependente da fase do grupo de processos de iniciação, especificando o que é permitido e esperado. Uma revisão final pode ser realizada com metas explícitas a fim de se obter autorização para encerrar a fase atual e iniciar a seguinte. É possível também obter as duas autorizações em uma única revisão.

1.4. Relações entre o ciclo de vida do projeto e o ciclo de vida do produto:

Definição do ciclo de vida do projeto: geralmente estão ligados ao trabalho em andamento da organização executora. Algumas organizações aprovam formalmente os projetos após o término de um estudo de viabilidade, onde nesse caso o estudo da viabilidade pode ser um projeto em separado. Exemplo: um protótipo utilizado de teste para após, se aprovado, se tornar o produto final. As motivações que estimulam a criação para um novo projeto geralmente são chamadas de problemas, oportunidades ou necessidades de negócios. O efeito dessas pressões é priorizado no gerenciamento geral, referente às necessidades e demandas de recursos de outros possíveis projetos. Também identificam quais ações de transição no final do projeto serão incluídas ou não para ligar o projeto às operações da organização executora, como por exemplo, liberação de um produto para fabricação ou programa de software para comercialização.

2. Ciclo de vida do projeto x produto:

O ciclo de vida do projeto passa por uma série de fases, desde sua concepção, até a criação do produto. Já ciclo de vida do produto, pode começar pelo plano de negócios, passando pela idéia e produto, até sua venda. Em alguns casos, o ciclo de vida do projeto pode ser uma parte do ciclo de vida do produto.

2.1. Partes interessadas no projeto:

São pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto, cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto, sobre os objetivos ou resultados do projeto. Para garantir um projeto bem sucedido, a equipe executora necessita identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas, gerenciando sua influência em relação ao requisito.

Nível das partes interessadas no projeto: as partes interessadas possuem diversos níveis de responsabilidade e autoridade e esses podem mudar durante o ciclo de vida do projeto. Ele varia desde pequenas contribuições até ao patrocínio, que inclui o fornecimento de apoio financeiro e político. As partes interessadas não devem ignorar seu papel dentro do projeto, pois pode haver grande impacto prejudicial no projeto como um todo, da mesma forma que o gerente não deve ignorar o papel das partes interessadas. Também é importante escolher bem as partes interessadas, onde esta escolha deve ser com muito cuidado, uma vez que não é uma tarefa muito fácil.

Influência negativa e positiva das partes interessadas no projeto: as partes que influenciam positivamente no projeto geralmente se beneficiariam de um resultado bem sucedido do projeto, já as influências negativas são as que enxergariam resultados negativos a partir do sucesso do projeto, como por exemplo, projeto de expansão industrial: parte positiva: líderes da comunidade; parte negativa: ambientalistas. Por conveniência, as partes negativas são negligenciadas, o que pode correr o risco de se ter um projeto mal sucedido.

Geralmente os projetos incluem as seguintes partes interessadas, sendo as principais:

  • Gerente de projetos;
  • Cliente/usuário;
  • Organização executora (empresa envolvida onde os funcionários estão diretamente envolvidos na execução do trabalho);
  • Membros da equipe (grupo que está executando o trabalho);
  • Equipe de gerenciamento de projetos (membros da equipe diretamente envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos);
  • Patrocinador;
  • Influenciadores (pessoas ou grupos não diretamente ligados à aquisição ou uso do produto, mas à posição que ocupa na organização do cliente ou da organização executora, influenciando positiva ou negativamente no projeto);
  • PMO.

Além dessas partes interessadas, há inúmeras outras, com diferentes funções e responsabilidades. Ainda com relação às partes interessadas, um gerente de projeto precisa gerenciar também as expectativas destas, o que pode ser uma tarefa difícil, pois elas em geral têm objetivos diferentes e conflitantes, como por exemplo, no desenvolvimento de um sistema de informação, onde o departamento financeiro deseja baixo custo pelo sistema, o arquiteto enfatiza pela excelência técnica e a empresa pela programação contratada em maximizar seu lucro.

2.2. Influências Organizacionais:

Os projetos normalmente fazem parte de uma organização que é maior que o projeto. Exemplos de organizações:

  • Empresas;
  • Agências governamentais;
  • Instituições de saúde;
  • Organismos internacionais;
  • Associações profissionais, entre outros.

Mesmo quando o projeto é externo (joint ventures, parcerias), ele ainda será influenciado pela organização ou organizações que o iniciaram. A maturidade da organização em relação ao seu sistema de gerenciamento de projetos, sua cultura, seu estilo, sua estrutura organizacional e seu escritório de projetos também pode influenciar o projeto.

Por hoje é isso, no próximo artigo vamos continuar com o mesmo assunto, abordando a respeito de Sistemas Organizacionais, Culturas e Estilos Organizacionais, Estrutura organizacional de uma Organização Executora, Função do PMO nas Estruturas Organizacionais, Função do PMO e Sistema de 

Referências Bibliográficas:

  • Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 3a. edição, 2004, PMI.

Mais sobre: guiapmbok pmbok gerencia
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