O Microsoft Outlook armazena seus e-mails, tarefas e compromissos como arquivos PST ou OST. Ambos tem por função, o trabalho básico. Porém, existem diferenças que são importantes, caso você queira fazer backup, restauração ou movimentação de seus dados.

Para poder compreender as diferenças entre os arquivos PST e OST, é necessário conhecer um pouco sobre a história tecnológica — especificamente, a diferença entre os protocolos de e-mail POP e IMAP. Abaixo, efetuamos para você uma visão básica.

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O que é pop?

O protocolo de e-mail convencional utilizado em tempos de discagem, foi o Protocolo dos Correios (POP). Atualmente, a versão do POP é a versão 3 (POP3).

O POP baixou todos os seus e-mails para o cliente e, por padrão, excluiu-os do servidor de e-mail. Ou seja, apenas uma cópia de seus e-mails estava no seu computador. Porém, você pode configurar o POP3 para que o mesmo, não exclua e-mails do servidor.

O que acontecia, é que antigamente, as pessoas geralmente verificavam seus e-mails de apenas um computador. Dessa forma, não havia realmente a necessidade de manter uma segunda cópia no servidor.

Quando você usa pop, quaisquer alterações que você faz em seu cliente de e-mail não são refletidas no servidor de e-mail. Se você excluir um e-mail no cliente de e-mail, nada acontece no servidor de e-mail e vice-versa.

O que é iMBÓBIO?

O Internet Messaging Access Protocol (IMAP) é um protocolo mais moderno, pois o mesmo baixa uma cópia do seu e-mail do servidor para o cliente em seu computador. Dessa forma, todas as alterações que você fizer em seu cliente de e-mail são sincronizadas com o servidor. Se você excluir um e-mail no seu computador, ele também será excluído no servidor de e-mail e vice-versa.

O IMAP é muito mais pertinente para o mundo moderno. Citamos isso, pois atualmente, acessamos a mesma conta de e-mail em vários dispositivos, e a grande maioria das pessoas tem conexões de banda larga ou fibra "sempre ligadas" e dados móveis. Tudo o que você faz com seu e-mail, será sincronizado se você usar o IMAP.

Por exemplo, se você enviar um e-mail do seu telefone celular, você poderá acessá-lo na pasta "Enviado" em seu computador. É por isso que recomendamos o uso do IMAP, a menos que você tenha uma razão específica para usar o POP3.

Também é importante notar, que a Microsoft usa API de Mensagens (MAPI) em vez de IMAP para suas contas de e-mail. Embora eles diferem, MAPI e IMAP sincronizam seus e-mails entre o cliente e o servidor de e-mail.

Arquivos POP, IMAP e PST e OST

microsoft outlook
Se você tiver uma conta POP, o Outlook armazena todos os seus e-mails e compromissos em um arquivo de Tabela de Armazenamento Pessoal (.pst). Um arquivo PST pode ser importado para o Outlook. Isso o torna ideal para mover seu e-mail para um novo computador, ou criar um backup que você pode salvar - no caso de seu computador falhar ou se tornar inoperável.

Até o Microsoft Outlook 2013, os arquivos PST também eram usados para contas IMAP ou MAPI. No entanto, a partir do Outlook 2016, o cliente armazena todos os seus e-mails e compromissos de contas IMAP e MAPI em um arquivo Offline Storage Table (.ost).

Os arquivos OST sincronizam-se automaticamente com o servidor de e-mail, desde que você tenha uma conexão à internet. Ao contrário dos arquivos PST, porém, você não pode importar um arquivo OST no Outlook — porque você não precisa.

Se você estiver configurando o Outlook em uma nova máquina e se conectando à sua conta de e-mail via IMAP ou MAPI, todos os seus e-mails estarão no servidor e eles baixarão automaticamente.