Desafio 5-S à distância

Dá para implantar o 5-S sem estar no local? Recebi uma proposta de um amigo de planejar uma implantação do 5-S em um local destinado à produção de software. Um escritório composto fisicamente por quatro ilhas de trabalho com quatro lugares cada, uma com dois lugares e uma com um lugar.

Por | @oficinadanet Negócios
Recebi uma proposta de um amigo de planejar uma implantação do 5-S em um local destinado à produção de software. Um escritório composto fisicamente por quatro ilhas de trabalho com quatro lugares cada, uma com dois lugares e uma com um lugar. No espaço ficam também quatro armários e um arquivo de aço, e trabalham aproximadamente 22 pessoas… Não é muita informação, mas vou fazer um exercício de imaginação, já que ele está a léguas de distância daqui do Embu…

Pensei para esse cenário as seguintes dicas, dispostas abaixo por “senso”:
Pela descrição dada, o lugar parece ser bem enxuto (poderia dizer clean?). Então não deve ter muito o que fazer. Geralmente quando são usadas ilhas de trabalho o espaço já é bem aproveitado e elas facilitam a organização.

Seiri - Seleção (Utilização, Arrumação)

Como sempre em se tratando de 5-S, o “Dia da Limpeza” deve ser planejado com antecedência e acontecer num dia fora da rotina (leia-se sábados, domingos ou feriados) para não haver interrupção. No nosso caso estudado, significa separar tudo o que é útil no local de trabalho de cada um do que é dispensável – o que inclui dar uma geral nas gavetas, blocos de anotações, mesas… – Revistas velhas podem ser jogadas fora ou separadas para verificar depois se tem artigos de interesse, que deverão ser destacados e organizados em pastas por assunto. Objetos pessoais podem ficar no lugar mas com parcimônia, ou seja, um porta-retrato pode; uma coleção de DVD´s não pode… Nas gavetas deve ficar o estritamente necessário para uso imediato. Estoques pessoais de cartuchos de impressora, CD´s, etc. deverão ser reunidos em um dos armários.

Seiton - Sistematização (Ordenação, Classificação)

Se ainda não houver, as mesas podem receber caixas (identificadas) de entrada/saída de documentos. Os armários podem ter listas de conteúdo ou etiquetas de identificação. O mesmo vale para o arquivo. As pastas precisam ser todas identificadas e padronizadas. O uso de ordenação alfabética, alfanumérica ou por projeto fica a critério da administração.
Este senso pode ser estendido para as pastas e arquivos da rede também.

Seiso - Senso de Limpeza (Zelo, Manutenção)

Não adianta todo o trabalho do Seiri e do Seiton se ninguém cuidar de MANTER os resultados e a rotina! E neste caso, cada um é responsável por seu local de trabalho e todos são responsáveis pelas áreas comuns. Escalas para tarefas como limpeza do escritório, fazer café, etc. podem ser usadas.
Toda aquela arrumação feita nas gavetas e nas mesas deve ser mantida pelo usuário do local.

Seiketsu - Saúde (Higiene, Asseio)

Este senso tem um forte cunho pessoal. É difícil às vezes abordar um(a) colega e dizer que está mal vestido (com a roupa suja ou mal cuidada – não confunda com estilo ou status!), que precisa fazer a barba (mea culpa), cortar o cabelo, as unhas, ou não deixar cair farelos na mesa nem encher a sua lixeirinha até transbordar, mesmo que seja de bolinhas de papel… Então, o melhor é fazermos cada um nossa parte, com responsabilidade e pensando no melhor para nós e para os outros… – Uma sugestão é criar alguns cartazes bem humorados sobre o tema e colocar em pontos estratégicos (cuidado com a poluição visual!) e em cada posto de trabalho ter uma foto do próprio local limpo e organizado com a legenda “Devo ficar assim!” ou algo parecido. No final do dia ou antes se necessário, cada um deve limpar e organizar sua mesa e recolher o lixo, e ninguém deve ficar policiando os outros! – A auditoria de 5-S existe inclusive para isso…

Shitsuke - Senso de Auto-Disciplina (Educação)

Quem leva os outros “sensos” a sério geralmente atende este por conseqüência. E é o que dizem ser mais difícil inclusive por causa das diferenças culturais entre o Oriente (origem do 5-S) e o Ocidente! Mas pense no que você perde não tendo disciplina pessoal: Ficará mal visto e será avaliado negativamente. Se as outras pessoas ao redor adotaram um comportamento auto-disciplinado e você não, ficará deslocado do grupo. Executar suas atividades com responsabilidade, cumprindo prazos, com organização, respeitando as pessoas e os trabalhos ao seu redor, nada mais é do que o básico, pense bem! Sem ser disciplinado ninguém cresce pessoal nem profissionalmente, portanto o não atendimento desse “senso” poderá te fazer perder muito, mas a decisão será sempre sua…

Observações:
Notaram que o programa parte de ações que envolvem o todo (três primeiros S) e segue no sentido de atingir o indivíduo (dois últimos S) e modificá-lo para melhor? Por isso a maioria dos programas de 5-S se detém nos três primeiros, pois daí em diante depende muito mais do próprio indivíduo a obtenção de sucesso, porém são o quarto e quinto “S” que trazem a verdadeira essência do Programa.Em ambientes menores ou pequenos grupos, a falta de atenção com o Seiketsu e o Shitsuke fica bem mais evidente, mas também é mais fácil perceber os ganhos quando eles amadurecem nas pessoas. Para despertá-los e encorajar seu desenvolvimento, conscientizações periódicas, dinâmicas de grupo e o comportamento motivacional dos superiores são excelentes mecanismos. Na minha opinião, estes dois “sensos” não são ensinados, são demonstrados, pois para mudar interiormente as pessoas o exemplo diz mais que mil palestras.

Claro que este artigo é apenas um exercício imaginativo, pois um projeto real de implantação do 5-S precisa ser desenvolvido “in loco”.

Mais sobre: 5-S dicas implantação
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