Como organizar seus emails com Mail.app

Mesmo em um mundo de redes sociais, SMS, IRC, chats e apesar da maldição do SPAM eu ainda acho que o e-mail é a melhor forma de comunicação tanto pessoal quanto empresarial.

Por | @eminetto Softwares

Mesmo em um mundo de redes sociais, SMS, IRC, chats e apesar da maldição do SPAM eu ainda acho que o e-mail é a melhor forma de comunicação tanto pessoal quanto empresarial.

Mas quando você gerencia diversas contas como eu - mais de 10 pela última contagem - isso pode tornar-se uma tarefa complexa. Nesse post vou citar algumas dicas que eu andei lendo pela internet e acabei juntando para montar o fluxo que uso para gerenciar minhas caixas postais. Nesses exemplos eu vou usar o Mail.app mas acredito que seja fácil replicar as regras em outro aplicativo como o Thunderbird ou o Outlook.

Como organizar seus emails com Mail.app

A primeira regra é: Inbox Zero! Sempre que um e-mail chega na caixa postal eu aplico a seguinte lógica:

  • Não é importante? Enviar para a lixeira
  • Posso responder agora? Respondo no exato momento
  • Preciso responder com calma? Sinalizo com uma bandeira Azul. Essa é uma opção do Mail.app para facilitar a gerência dos e-mails.
  • É muito importante e preciso guardá-la por mais tempo? Marco com uma bandeira Vermelha.

Ao aplicar essas regras eu não deixo nenhuma mensagem na caixa de entrada. Se existe uma mensagem não lida é porque eu ainda não tomei alguma decisão.

Depois de feita a primeira filtragem, e quando tenho tempo, eu respondo primeiro as mensagens marcadas em Azul. Depois de respondida eu removo a bandeira Azul ou substituo pela Vermelha para mantê-la na minha lista de importantes, que eu preciso tomar alguma outra decisão, ou mesmo para facilitar encontrá-la mais tarde.

Para facilitar a navegação entre as mensagens não lidas, Azuis ou Vermelhas eu criei algumas “Caixas de Correio Inteligentes”, recurso que a Apple adicionou ao Mail.app recentemente.

Criei as seguintes caixas

Como organizar seus emails com Mail.app

Como organizar seus emails com Mail.app

Como organizar seus emails com Mail.app

Como organizar seus emails com Mail.app

Agora basta navegar pelas caixas inteligentes para ter acesso rápido ao seu fluxo de gerenciamento. Eu facilitei ainda mais marcando a opção “Mostrar barra de favoritos” do Mail.app e arrastando as caixas para a barra. Também oculto a lista de caixas postais e tenho uma tela mais limpa, com mais espaço para as mensagens. A minha barra de favoritos ficou assim:

Como organizar seus emails com Mail.app

Esse fluxo não foi criado por mim. Juntei idéias de alguns artigos que li no Hacker News mas infelizmente não anotei os endereços. Se alguém lembrar a URL por favor adicione nos comentários. Odeio a idéia de “plagiar” alguém :)

Se tiver outras idéias de como gerenciar as caixas postais e quiser contribuir nos comentários eu agradeço.

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