Qualidade: Como realizar uma auditoria interna?

Uma importante ferramenta que auxilia a empresa a identificar possíveis falhas e também oportunidades de melhorias nos processos internos da empresa, mas caso a sua empresa não tenha certificado ou não esteja em busca do mesmo, você pode utilizar esta ferramenta para gerar este processo de melhoria.

Por | @qualidadebrasil Negócios

Objetivos de uma auditoria interna

  • Avaliar a existência de controles internos;
  • Contribuir para o processo de melhoria e aperfeiçoamento;
  • Verificar se normas e procedimentos vigentes estão sendo atendidos;
  • Analisar oportunidades de melhorias em procedimentos vigentes.

Como realizar uma auditoria interna?

O primeiro passo é formalizar os processos da empresa em procedimentos, onde estes documentos são os verdadeiros manuais destes processos, estes procedimentos devem traduzir de maneira objetiva o foco de cada processo e suas etapas, tratando-as de forma única, onde cada etapa é responsável por uma atividade participante na elaboração de um produto ou serviço.

Crie uma equipe capacitada nos processos da empresa, onde todos os participantes saibam traduzir os procedimentos internos da empresa, entendendo o que de fato está fora dos padrões e ou não atende adequadamente os requisitos da empresa.

O processo de auditoria interna tem como função medir, avaliar e identificar possíveis desvios, onde nem toda a não conformidade deve ser encarada como um problema, e sim através desta não conformidade pode-se oportunizar melhorias a cada auditoria com o objetivo de melhor desempenho.

Quando realizar uma auditoria interna?

O fato é que cada empresa mesmo certificada acaba tendo seu fluxo de auditoria diferente de outra empresa com o mesmo certificado, dependendo do porte da mesma ou conforme seus procedimentos, mas o interessante é criar um calendário anual onde todos saibam quando da ocorrência de cada evento, possibilitando a todos estarem direcionados na busca pela padronização destes processos.

Tenha em mãos um checklist com todos os critérios a serem auditados. Utilizando o checklist você identifica todas as etapas deste processo considerando o que de fato é relevante para ser avaliado conforme normas e procedimento vigentes, lembre-se de que cada etapa tem suas particularidades, então deve ser auditada de maneira objetiva conforme procedimentos e normas vigentes, com foco em seus padrões de funcionamento.

O que é um checklist

Uma checklist é uma lista de verificação que varia conforme o setor no qual é utilizada. Pode ser elaborada para identificar e verificar as atividades. Neste caso, o procedimento que define o seu comportamento, deve dimensionar cada item, que é parte deste processo, considerando seu inicio, meio e fim.

Comportamento do auditor (a)

O profissional responsável pelo processo de auditoria, deve ser imparcial, ou seja, não estamos procurando culpados, e sim consideráveis situações a serem avaliadas, neste caso pense somente no processo e suas etapas, mesmo sendo um processo manual, avalie o seu fluxo, as pessoas parte deste fluxo são guiadas por procedimentos internos, então será que o procedimento está ok?. O comportamento humano nos processos devem também ser avaliado, mas lembre-se ser imparcial a cada situação.

A postura de um auditor(a) deve estar focado no objetivo principal, buscar oportunidades de melhoria, e não espalhar indicativos de não conformidades e culpados, neste caso, teremos outro resultado e com certeza será negativo. Antes da autoria, realize uma reunião com sua equipe definindo metas de pontos chaves, e esta mesma equipe deverá estar qualificada para tal realização. O profissional participante desta auditoria interna deve estar focado nos objetivos ressaltados durante a reunião de abertura. A realização de auditoria não é um problema e sim uma importante ferramenta de melhoria, portanto identifiquem quais são as melhorias importantes a serem avaliadas.

Toda a não conformidade identificada deve ser medida, avaliada, registrada e neste caso oportunizar prazos para que os responsáveis por etapas possam efetivar ações que somem melhorias a atendem os critérios estabelecidos.

Conclusão da auditoria interna

Após a realização de uma auditoria interna, reúna-se com sua equipe e avalie todos os resultados obtidos, neste caso é importante mensurar o antes e o depois de uma melhoria, identificando os possíveis resultados a serem obtidos. Entenda, que a reunião de encerramento, deve estar focada no que foi encontrado, realizando uma análise crítica sobre tais resultados. Como em qualquer reunião, os registros são importantes, portanto sempre tenha em mãos os dados relevantes para registros de resultados e situações relacionadas a esta atividade.

PDCA na auditoria
É isso ai mesmo, gerar um fluxo de melhoria neste processo também é muito importante, o processo de auditoria não apresentar dúvidas, portanto aplique o PDCA.

P= Plan: Planejamento
Planejar a auditoria e seus objetivos.

D= Do: Execução
Realizar a auditoria conforme metas estabelecidas.

C= Check: Verificação
Analizar os resultados da auditoria, assim como a dos auditores.

A= Act: Ação
Agir de acordo com os procedimento e normas vigentes. Com este artigo espero ter auxiliado algumas dúvidas, mas estarei voltado com este tema, procurando pontos relevantes para que todos tenham a mesma visão de tratamento para este processo. Deixe seu comentário sobre este tema!

 

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