Dicas para formulários ISO 9001

No primeiro artigo dicas para documentos ISO 9001, apresentei algumas dicas que ajudam no desenvolvimento desta atividade, e agora neste segundo artigo apresentarei outras dicas relacionadas ao desenvolvimento de formulários.

Por | @qualidadebrasil Negócios

No primeiro artigo dicas para documentos ISO 9001, apresentei algumas dicas que ajudam no desenvolvimento desta atividade, e agora neste segundo artigo apresentarei outras dicas relacionadas ao desenvolvimento de formulários.

Os formulários da Qualidade têm como objetivo realizar o registro e também gerar a possiblidade de rastreabilidade, originado pela coleta de dados podemos conciliar esta ferramenta nas diversas necessidades da empresa.


Neste caso, mesmo havendo um sistema de gerenciamento das informações, percebemos que a coleta de dados será sempre através de formulários, por isso adequar formulários aos processos de coleta deve seguir antecipadamente um fluxo.

Identificar necessidade e objetivo;
Planejar fluxo de coleta;
Analisar resultados dos dados.

Não adianta criar dezenas de formulários só para dizer que existe de fato uma Gestão, tome cuidado, pois muitos erros passam despercebidos, conheça alguns:

Preenchimento de formulários incorreto;
Falta de coleta de dados;
Periodicidade de coleta inadequada;
Falta de procedimento;
Falta de treinamento.

No processo de Gestão não podemos imaginar que o limite de uma melhoria está somente na visão do profissional, para isso deve-se utilizar formulários para coleta de dados e posteriormente avaliação de comportamento no desempenho.

Um dos erros para uso de formulários é a falta de padrões que não atendem suas funções básicas, criando apenas linhas de preenchimento, mas pense que o formulário poderá ser melhor detalhado quando você tem um layout adequado a cada função, no caso de formulários estatísticos podemos utilizar modelos como histograma onde se torna viável a identificação de comportamento no exato momento da coleta.

No caso da ISO 9001 onde se devem administrar informações baseadas em coletas de dados conforme requisito da mesma, imagine como seus formulários possam ser adequados já com orientações básica sobre:

Funções do formulário;
Campos de preenchimento com orientações;
Layout padrão considerando objetividade.

O processo de Gestão com certeza deve andar sempre na frente do que realmente acontece no chão de fábrica, local onde se tem o maior número de formulários implantado, para isso ao criar procedimentos adequando formulários, avalie muito bem o comportamento anterior ao de criação deste de procedimento, pois nem sempre o formulário poderá estar atendendo um requisito da norma, mas não exatamente ajudando a identificar falhas no processo, para este caso, análise critica sobre seus documentos devem ser constante.

Os formulários podem atender um layout padrão definido por você, onde esta definição deva ser entendida por todos de sua empresa, e ao mesmo tempo para cada formulário mesmo sendo simples, qualificar as pessoas é o ideal.

Dados de identificação de controle de formulários
Código do formulário;
Data de edição;
N° de edição/revisão;
Autor;
Quem aprovou;
Data de aprovação;
Nome da empresa;
Logotipo da empresa;
Setor;

Dados de coletas de dados de formulários

Simplificar o formulário é o ideal para um processo de coleta de dados, o processo de controle está sobre função do Gestor, por isso facilitar a tradução do uso destes formulários para quem usa é com certeza a chave para um resultado bem sucedido.

Tome cuidado com o acompanhamento da coleta de dados, perceba que a coleta conta com um possível desvio que é o não atendimento aos períodos definidos tais como horas, lotes e dias, por isso, deve-se estar sempre acompanhado e verificando se os dados apresentados são de fato reais.

O que fazer com os dados de formulários

Todo o formulário deve ter um objetivo, e este claro, deve ser compreendido por todos envolvidos, pense o porquê controlar informações sobre o comportamento de uma máquina? Neste processo de coleta de dados e avaliação podemos identificar inúmeros potenciais de melhoria, baseado em informações.

Para isso devemos agir através de análise critica, discutindo os resultados e possíveis ações provenientes da análise do grupo.

De momento espero ter lhe auxiliado, participe deixando seu comentário.

 

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