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Procedimentos - Como Proceder

Ronaldo Costa Rodrigues por Ronaldo Costa Rodrigues Negócios
Depois do Manual da Qualidade, os Procedimentos, Instruções de Trabalho e demais documentos, como os formulários que serão utilizados para os Registros é que precisam de atenção. E o foco desta atenção é a PADRONIZAÇÃO. É importante que os documentos do SGQ tenham uma “cara” facilmente reconhecida na organização. A estrutura que vou sugerir para um Procedimento pode valer também para Instruções de trabalho. Já para formulários, as dicas serão dadas em outra oportunidade para não estender muito o artigo.

Primeiro ponto: Cabeçalho

No topo da folha devem constar:
  • o nome ou logotipo da organização;
  • o título do Procedimento (Ex.: “Procedimento para Análise de Contratos”);
  • o processo ao qual ele se aplica (Ex.: “Vendas”);
  • uma identificação do documento, que geralmente é um código usado pelo SGQ;
  • o número da revisão e a data de ativação do documento, que é quando ele se torna válido;

Ainda dentro da parte de identificação do Procedimento, no rodapé devem constar quem elaborou, quem verificou o documento (opcional) e quem aprovou, cada um com a data correspondente.

A paginação é outro item importante: convém colocar sempre no formato Página X de XX ou  Pág. X/XX, para que seja fácil identificar se o documento ou cópia estão completos.

(Leia-se  X = Página  e XX = Total de Páginas)

Corpo:

É conveniente que um procedimento tenha índice, mas não é obrigatório. Mas a estrutura deve manter uma ordem constante em todos os procedimentos criados.

Eu sugiro a seguinte ordem:
1o. – Objetivo

2o. – Aplicação

3o. – Normas Aplicáveis (se houver)

4o. – Responsabilidades (quem faz o quê) – este item alguns preferem colocar após a parte operacional.

5o. – Operação – O conteúdo propriamente dito, as instruções do procedimento

6o. – Relação de anexos (modelos de formulários, etc)

Uma dica final: Por experiência própria, acabei percebendo que os anexos não devem ser considerados páginas do Procedimento, pelo simples fato de que se eu alterar/eliminar um formulário  sou obrigado a revisar o(s) procedimento(s) envolvido(s) com ele. E isso às vezes dá um trabalho…

Faltava só dar um modelo para que vocês possam utilizar no desenvolvimento de suas próprias Instruções de Trabalho e Procedimentos. Esse modelo serve para ambas as situações, seguindo a filosofia que procuro aplicar de integrar documentos muito parecidos num mesmo formulário, pois a burocracia é uma grande inimiga da Qualidade, sabiam? Então, não adianta ter cento e tantos modelos de formulários e planilhas (às vezes ultrapassados) e não conseguir controlar tudo isso ou utilizar adequadamente…

Quem quiser um modelo adequado que atenda a ISO 9001:2008 pode solicitá-lo no Qualiblog, clicando aqui!

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Assuntos ISO, formulário, instrução, modelo, padrão, procedimento e trabalho
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