NF-e: a grande questão ainda é informação

Trabalho na área comercial há muitos anos e me considero um vendedor nato. No começo de minha vida profissional trabalhei com um senhor de origem chinesa que eu considero até hoje como sendo o meu guru.

Por | @oficinadanet Empreendedorismo
Trabalho na área comercial há muitos anos e me considero um vendedor nato. No começo de minha vida profissional trabalhei com um senhor de origem chinesa que eu considero até hoje como sendo o meu guru. Ele dizia que precisávamos observar as coisas, prova disso é termos dois olhos, dois ouvidos e uma boca. Uma das características de um bom vendedor é saber observar.

Hoje, a apenas alguns dias do prazo final para que as empresas se adequem ao projeto SPED que inclui nota fiscal eletrônica, minha experiência diz que meus clientes buscam informação. Só informação.

Muito já se falou sobre NF-e, SPED contábil e SPED Fiscal. Mas as pessoas ainda não sabem o básico: quem está incluído na obrigatoriedade; o que é certificado digital; onde é possível comprá-lo; o que fazer com ele; onde guardar; que dados vou precisar para preencher os formulários; como mandá-los para a SEFAZ; e, no caso da não emissão dos documentos eletronicamente o que acontecerá. Além dessas, há uma longa lista de dúvidas. Vamos ver se consigo, de uma maneira muito simples, explicar alguns destes pontos.

Em 1º de setembro, 54 setores da economia deverão substituir as notas em papel por versões eletrônicas. São cerca de 400 mil empresas. A lista completa está no site: www.nfe.fazenda.gov.br. Para isso, cada companhia precisará ter o seu certificado digital: um arquivo criptografado que garantirá a validade jurídica de qualquer documento assinado com ele. Este certificado é adquirido em autoridades certificadoras como Correios e Serasa.

Com o certificado digital em mãos, a empresa precisará de um computador com acesso à internet e todos os dados para emitir a nota fiscal eletrônica– são mais de 190 campos a serem completados. E essas informações precisam estar corretas.

Dados preenchidos, o próximo passo é o envio à SEFAZ. Esta transmissão deverá ser feita pela Internet. As informações são validadas e o emissor recebe uma chave de acesso. Esta chave precisa estar na DANFE que será impressa em papel comum e deverá acompanhar a mercadoria.

Tudo pronto! Nota emitida, validada e mercadoria em trânsito para o cliente. Claro, se todo o resto estiver certo. O certificado digital, por exemplo, precisa ser armazenado adequadamente. Ele é como uma assinatura com firma reconhecida. Só que digital. Qualquer pessoa que tiver acesso a este arquivo pode, por exemplo, vender a empresa ou fazer transações bancárias. Definir como e onde guardar este recurso precioso demanda um bom planejamento.

Outro ponto que requer mais atenção com a versão eletrônica da NF-e diz respeito às informações utilizadas no preenchimento dos formulários. Antes, o papel aceitava tudo. Era possível inverter um número do CNPJ ou CPF do comprador, emitir a nota e liberar a mercadoria. Depois se providenciava a ratificação. Já os sistemas eletrônicos repudiam notas com dados como a alíquota de recolhimento de impostos ou número de Inscrição Estadual incorretos. Inconsistências não são aceitas.

Há ainda a questão da Internet. Apesar de ter crescido em 10% em julho de 2009 em relação ao mês anterior e chegado a 33,2 milhões de usuários (residenciais e comerciais), ainda não é de tão fácil e estável o acesso à rede. Em Manaus, por exemplo, os cabos de fibra ótica ainda não conseguiram transpor o Rio Amazonas. De uma cidade na margem, o sinal é transmitido por rádio para a capital amazonense. Este não é o mais confiável sistema. E se não há Internet, não há emissão de notas, tampouco transporte de mercadorias ou venda. Imagine os prejuízos.

O projeto da Receita Federal é inovador. Trará melhorias de processos, especialmente para as pequenas e médias; reduzirá as fraudes, com a criação de mais e melhores maneiras do fisco acompanhar as informações fiscais. Mas também fará com que muitas empresas que não conseguirem se adaptar ao novo cenário encerrem suas atividades.

A nota fiscal eletrônica traz mudanças que envolvem tecnologia, processos e pessoas. As empresas precisam se informar e se ajustar rapidamente. E quem não se adaptar, não irá sobreviver.

Autor: Marco Zanini é diretor-geral da NFe do Brasil.
Fonte: B2B Mag

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