Primeiro ponto: CabeçalhoNo topo da folha devem constar:
- o nome ou logotipo da organização;
- o título do Procedimento (Ex.: “Procedimento para Análise de Contratos”);
- o processo ao qual ele se aplica (Ex.: “Vendas”);
- uma identificação do documento, que geralmente é um código usado pelo SGQ;
- o número da revisão e a data de ativação do documento, que é quando ele se torna válido;
Ainda dentro da parte de identificação do Procedimento, no rodapé devem constar quem elaborou, quem verificou o documento (opcional) e quem aprovou, cada um com a data correspondente.
A paginação é outro item importante: convém colocar sempre no formato Página X de XX ou Pág. X/XX, para que seja fácil identificar se o documento ou cópia estão completos.
(Leia-se X = Página e XX = Total de Páginas)
Corpo:É conveniente que um procedimento tenha índice, mas não é obrigatório. Mas a estrutura deve manter uma ordem constante em todos os procedimentos criados.
Eu sugiro a seguinte ordem:
1o. – Objetivo
2o. – Aplicação
3o. – Normas Aplicáveis (se houver)
4o. – Responsabilidades (quem faz o quê) – este item alguns preferem colocar após a parte operacional.
5o. – Operação – O conteúdo propriamente dito, as instruções do procedimento
6o. – Relação de anexos (modelos de formulários, etc)
Uma dica final: Por experiência própria, acabei percebendo que os anexos não devem ser considerados páginas do Procedimento, pelo simples fato de que se eu alterar/eliminar um formulário sou obrigado a revisar o(s) procedimento(s) envolvido(s) com ele. E isso às vezes dá um trabalho…
Faltava só dar um modelo para que vocês possam utilizar no desenvolvimento de suas próprias Instruções de Trabalho e Procedimentos. Esse modelo serve para ambas as situações, seguindo a filosofia que procuro aplicar de integrar documentos muito parecidos num mesmo formulário, pois a burocracia é uma grande inimiga da Qualidade, sabiam? Então, não adianta ter cento e tantos modelos de formulários e planilhas (às vezes ultrapassados) e não conseguir controlar tudo isso ou utilizar adequadamente…
Quem quiser um modelo adequado que atenda a ISO 9001:2008 pode solicitá-lo no Qualiblog, clicando aqui!
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1o. – Objetivo
2o. – Aplicação
3o. – Normas Aplicáveis (se houver)
4o. – Responsabilidades (quem faz o quê) – este item alguns preferem colocar após a parte operacional.
5o. – Operação – O conteúdo propriamente dito, as instruções do procedimento
6o. – Relação de anexos (modelos de formulários, etc)
Uma dica final: Por experiência própria, acabei percebendo que os anexos não devem ser considerados páginas do Procedimento, pelo simples fato de que se eu alterar/eliminar um formulário sou obrigado a revisar o(s) procedimento(s) envolvido(s) com ele. E isso às vezes dá um trabalho…
Faltava só dar um modelo para que vocês possam utilizar no desenvolvimento de suas próprias Instruções de Trabalho e Procedimentos. Esse modelo serve para ambas as situações, seguindo a filosofia que procuro aplicar de integrar documentos muito parecidos num mesmo formulário, pois a burocracia é uma grande inimiga da Qualidade, sabiam? Então, não adianta ter cento e tantos modelos de formulários e planilhas (às vezes ultrapassados) e não conseguir controlar tudo isso ou utilizar adequadamente…
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