Qual o melhor software colaborativo groupware?

As ferramentas de colaboração on-line aumentam a produtividade, ajudando as equipes a trabalhar em conjunto com mais eficiência. Conheça os aplicativos mais populares e com melhor desempenho.

Por | @oficinadanet Tecnologia Pular para comentários

Como os processos normais de trabalho tendem a produzir mais e mais dados, as empresas de pequeno e médio porte têm problemas cada vez maiores para fornecer aos funcionários as informações apropriadas. Essa situação fica ainda mais difícil com os funcionários que trabalham fora do escritório: quanto mais próxima a equipe tiver de trabalhar em conjunto, melhor otimizada será a comunicação necessária para alcançar os melhores resultados possíveis.

Simplificando, distribuir documentos como anexos de e-mail e enviá-los para vários destinatários não é o melhor caminho. Em primeiro lugar, todos os que recebem e-mails precisam organizá-los e, o que é ainda mais importante, há a questão da integridade de seu conteúdo. Com o email, não só é possível perder a noção do que exatamente está acontecendo, mas também perder o controle sobre os dados. Três versões diferentes de um documento sem indicação de qual é o mais atual podem causar sérios danos a todo o seu processo de trabalho.

A vantagem do Groupware

O uso de um servidor groupware permite que os funcionários acessem os mesmos dados. Ao fornecer contatos, anotações, compromissos e listas de tarefas, isso ajuda a minimizar o esforço de sincronizar os dados para todos os membros da equipe. Se algum dado for editado, como um endereço, todos os membros da equipe terão acesso direto às novas informações.

Colocar seus dados em um servidor de groupware centralizado também tem muitas outras vantagens. Seus dados precisam de backup apenas no seu servidor. As atualizações de software estão disponíveis para todos os funcionários mais rapidamente, e precisam ser inicializadas apenas uma vez. As interfaces essenciais do aplicativo são coerentes, portanto, os usuários não precisam se acostumar com vários programas e processos de trabalho.

Melhores aplicativos multiuso

Algumas das entradas dessa lista de melhores aplicativos de colaboração não se encaixam perfeitamente em uma categoria, porque são ferramentas flexíveis e multifuncionais. 

O Podio, por exemplo, é tão amplo no que pode fazer quando você se inscreve em uma conta, e você tem que escolher quais partes você quer incluir em um menu de opções. Por exemplo, você precisar de ferramentas para o gerenciamento de fluxo de trabalho, quadros de discussão de equipe e controle de tempo, mas talvez você possa pular um componente de faturamento.

Asana é outro exemplo. O Asana inclui ferramentas para gerenciar tarefas e fluxos de trabalho. Ele também possui ferramentas de comunicação no aplicativo, para que você possa discutir problemas com seus colegas no contexto de suas tarefas. Se você preferir gerenciar tarefas em um quadro kanban, também poderá.

Melhor para gerenciamento de projetos e recursos

Embora existam muitos excelentes aplicativos de gerenciamento de projetos, um sempre se destacou como uma potência em sua capacidade de lidar com gerenciamento de projetos e recursos: LiquidPlanner. O LiquidPlanner tem tudo o que você deseja de um aplicativo de gerenciamento de projetos, incluindo gráficos de Gantt interativos e relatórios de roll-up, para ferramentas de agendamento automatizadas, que distribuem o trabalho conforme necessário quando um membro da equipe está fora do escritório.

Para algumas equipes pequenas, ou aquelas cujos projetos não são muito complexos, o LiquidPlanner pode oferecer mais do que o necessário e custar muito caro. O Zoho Projects é uma alternativa A +, especialmente para equipes com orçamento limitado.

Melhor para tarefas e gerenciamento de fluxo de trabalho

Outros aplicativos nesta lista são especializados em gerenciamento de tarefas e gerenciamento de fluxo de trabalho. Esses serviços se concentram em ajudar as equipes a acompanhar o que precisa ser feito, quem deve fazê-lo, em que estágio está o trabalho e em que estágio ele deve seguir.

Já mencionamos como o Asana aborda esse espaço. O Asana é diferente dos aplicativos de gerenciamento de projetos mais tradicionais porque você pode usá-lo para gerenciar o trabalho em andamento, enquanto os aplicativos de gerenciamento de projetos geralmente são projetados para lidar com trabalhos que tenham uma data de término fixa.

Um recém-chegado a essa lista, o Airtable, oferece um diferencial único no gerenciamento de tarefas e fluxos de trabalho. Airtablee, tecnicamente falando, é um banco de dados relacional colaborativo, mas pode fazer mais sentido chamá-lo de planilha colaborativa. Qualquer coisa que você pode gerenciar em uma planilha, você pode gerenciar com Airtable, apenas com o benefício de recursos de colaboração intimamente ligados à experiência.

Melhores Aplicativos Kanban

Kanban é um método de trabalho usado em vários campos, embora seja especialmente popular entre desenvolvedores de software e outros tipos de trabalhos técnicos. O gigante de produtividade Asana é o principal aplicativo kanban no momento, embora o kanban seja apenas uma das muitas coisas que ele pode fazer. 

Embora novos aplicativos kanban de colaboração estejam chegando ao mercado o tempo todo, no entanto, alguns já são escolhas bastante maduras, incluindo LeanKit, Volerro e Wrike. Eles são todos excelentes, mas cada um é mais adequado para gerenciar tipos específicos de trabalho para equipes.

O LeanKit é um dos melhores aplicativos se você usar um processo ágil. O Volerro tem ótimas ferramentas para trabalhar com recursos visuais. O Wrike é um aplicativo kanban que é bom para gerenciamento de projetos de modo geral. Se você já usou kanban até agora e acha que sua equipe pode precisar usar um tipo diferente de aplicativo de gerenciamento de projetos, o Wrike provavelmente é ideal para você, pois ele atende a ambos os mundos.

Melhor para mensagens de equipe

O Slack continua a ganhar elogios na categoria de mensagens da equipe. Os aplicativos de mensagens da equipe permitem que grupos de pessoas conversem entre si em uma configuração que permite conversas abertas e particulares. Quando as conversas são abertas, qualquer pessoa da equipe pode lê-las e participar delas à vontade. Quando são privados, são apenas por convite. O Slack se destaca de outros aplicativos nesta categoria porque tem mais personalizações e opções de alerta do que qualquer outro.

Embora o Slack tenha se tornado um grande nome nesta área, ele é caro e não é o melhor para todos. O Glip by RingCentral continua sendo uma das melhores alternativas nesta categoria. Se você já usa o serviço VoIP da RingCentral, do qual faz parte, torna-se um concorrente ainda mais forte.

Outros bons aplicativos

Escolher apenas 10 melhores aplicativos de colaboração deixa tantas ferramentas valiosas fora dessa lista. Aqui estão alguns que merecem uma menção honrosa.

Workfront é um hub de local de trabalho de nível empresarial. É como o Podio no sentido de personalização, você pode torná-lo o que quiser, mas, no final, é onde os colegas se reúnem on-line para trabalhar e se comunicar.

Entre os aplicativos kanban, seria negligência em não mencionar o Trello, que é um dos aplicativos kanban mais fáceis de usar.

Na categoria de gerenciamento de projetos, o Teamwork Projects também recebeu o prêmio Editors 'Choice, junto com o LiquidPlanner e o Zoho Projects. Outros aplicativos de gerenciamento de projetos bem conceituados incluem o Proofhub, TeamGantt, Celoxis e Mavenlink.

Algumas ferramentas de colaboração são únicas e não combinam perfeitamente com nenhuma categoria. Por exemplo, o Monday não é exatamente uma ferramenta kanban, embora compartilhe algumas semelhanças. 

O Outplanr é outro aplicativo difícil de classificar. Ele é projetado para equipes que precisam de algo entre uma lista de tarefas e uma plataforma de gerenciamento de projetos em grande escala. 

O Samepage e o Quip são ferramentas de colaboração que se concentram na criação e edição colaborativa de documentos, embora sejam diferentes do Google Docs e de outras ferramentas de escritórios colaborativas.

A cultura é fundamental

Um ponto importante sobre todas as ferramentas de colaboração e comunicação é que elas necessitam de uma cultura corporativa por trás delas. Lançar uma nova ferramenta em um grupo de pessoas e dizer a elas para usá-la em vez de e-mail não funciona. Para começar a usar uma ferramenta de colaboração, ela tem que se tornar parte da cultura da empresa.

Quando você está trabalhando com um aplicativo de colaboração que atende às suas necessidades, você pode se surpreender com a produtividade e organização da sua equipe.

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