Gerenciamento de projetos, o que é?

Leia sobre gerência de projetos, definição, sentido, o que é e o que significa gerenciamento de projetos. Para Harold Kerzner, um dos grandes autores da disciplina, gerenciamento de projetos é planejamento, organização, direção e controle de recursos organizacionais num dado empreendimento

Para Harold Kerzner, um dos grandes autores da disciplina, gerenciamento de projetos é planejamento, organização, direção e controle de recursos organizacionais num dado empreendimento, levando-se em conta tempo, custo e desempenho estimados. Caso o projeto esteja sendo executado com o acompanhamento de um cliente externo, também deve ser considerada a preocupação em manter boas relações com o cliente e atendê-lo. A Figura 1 representa de forma iconográfica essa visão do autor:

Figura 1: Conceito de Gerencimento de Projetos
Fonte: Adaptado de Harold Kerzner, 1992, p.5

O PMBOK é uma publicação do PMI que concentra as informações e práticas aceitas pelo instituto para o gerenciamento de projetos (GP). “BOK” significa Body of Knowledge, ou seja, Corpo de Conhecimento. De acordo com Luiz de Paina, o maior erro cometido por alguns iniciantes em GP é acreditar que o PMBOK é um método para gerenciar projetos, e tentam segui-lo ao pé da letra. Inclusive se vê o grave engano de acreditar que conhecer bem o PMBOK é ser um bom gerente de projetos.

A formação de um bom gerente de projetos tem muitos elementos adicionais, que são tão importantes quanto o PMBOK, tais como outras práticas aceitas e publicadas pelo PMI e outros institutos; conhecimento de técnicas e ferramentas gerais de gestão; conhecimento específico de sua área de atuação; experiência profissional; atualização constante do conhecimento e comunicação. Criar uma metodologia de projetos é completamente diferente de aplicar o PMBOK.

Novamente, ele é somente um guia de conhecimento que deve ser complementado com diversos outros ingredientes. Ao se criar uma metodologia de projetos, o responsável deve criar processos e métodos se que sejam adequados para os procedimentos existentes na organização, sua estrutura, sua maturidade em projetos, as dimensões de seus projetos, etc. Acreditar que todo o conhecimento deve ser seguido ao pé da letra equivale a acreditar que todo projeto pode ser gerenciado com a mesma receita.

O segredo é achar a dose certa de gerenciamento para cada projeto, adaptado às necessidades da organização. Projetos curtos e de baixo investimento não devem envolver semanas de planejamento, entrando nos mínimos detalhes de cada grupo de processos. Da mesma forma, projetos complexos e de altamente críticos envolverão não só todo o conhecimento de GP, mas também outras ferramentas específicas da área em questão (Paiva, 2007).

A figura 2 ilustra os principais fatores que afetam a criação de uma metodologia para os projetos de uma organização.

Figura 2: Fatores que afetam na criação de uma metodologia
Fonte: ogerente.com

Ainda segundo Luiz de Paiva (2007), existem algumas perguntas que o responsável deve se fazer ao criar a metodologia de projetos, como por exemplo, estou colocando a dose certa de controle no projeto?

• Não há burocratismo envolvido?; 
• Esta metodologia se adapta à realidade dos processos da organização? 
• Esta metodologia será suportada pela liderança da empresa? 
• Será possível medir claramente a evolução do projeto com esta metodologia? 
• As práticas e requerimentos específicos de minha indústria são suportados por esta metodologia? 

Finalmente, é essencial que a metodologia seja sempre avaliada por todos os principais stakeholders. Isto serve não só para melhorar o método, mas também para conseguir apoio em sua aplicação.

Definição da palavra gerência de projetos

Gerência de projetos, gerenciamento de projetos ou ainda administração de projetos é a área da administração aplicada de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, num certo prazo, com um certo custo e qualidade, através da mobilização de recursos técnicos e humanos.

Gerenciamento de Projetos é a disciplina de definir e atingir objetivos, otimizando o uso de recursos (tempo, dinheiro, pessoas, materiais, energia, espaço, etc) durante o curso de um projeto (conjunto de atividades com duração finita). Gerenciamento de projetos é normalmente o campo e responsabilidade de um gerente de projeto individual. Este indivíduo raramente participa nas atividades que produzem o resultado final, mas se esforça para manter o progresso e a interação produtiva das várias partes, reduzindo o risco geral de fracasso.

Diferente do trabalho regular e funcional, um projeto é um "empreendimento temporário executado para criar um produto ou serviço único". A duração de um projeto é o tempo do seu começo até sua conclusão, o que pode tomar dias, semanas, meses ou até anos. Há pouco tempo, a disciplina de Gerenciamento de Projetos tem sido aplicada a atividades de Marketing e Propaganda, conforme elas se tornam mais orientadas à tecnologia e mais canais de comunicação fazem parte do mix de marketing.

Atividades do Gerenciamento de Projetos

O Gerenciamento de Projetos está composto de diversas atividades diferentes como planejar o trabalho, estimar os recursos, organizar o trabalho, adquirir recursos materiais e humanos, designar tarefas, dirigir atividades, controlar a execução do projeto, reportar o progresso, análise os resultados em base aos fatos atingidos.

Variáveis de Controle de Projetos

O Gerenciamento de Projetos tenta controlar 5 variáveis:

• tempo - o tempo requerido para completar o projeto. Por questões analíticas, o tempo para concluir o projeto é dividido no tempo requerido para completar cada uma das atividades que contribuem para a conclusão do projeto.
• custo - é o custo do projeto, calculado a partir dos recursos utilizados.
• qualidade - o tempo dedicado às atividades individuais determinam a qualidade geral do projeto. Algumas tarefas requerem um tempo determinado para que sejam completadas adequadamente, mas com tempo adicional poderiam ser completadas com qualidade excepcional. Ao longo de um projeto grande, a qualidade pode ter um impacto significativo no tempo e custo (ou vice-versa).
• escopo - requerimentos especificados para o resultado final. É a definição geral do que o projeto deveria atingir ou uma descrição específica de qual deveria ser o resultado final.
• risco - pontos potenciais de fracasso. A maioria dos riscos podem ser superados ou resolvidos, com suficiente tempo e recursos.

Três destas variáveis podem ser dadas pelos clientes internos ou externos. Os valores das variáveis restantes são determinadas pelo gerenciamento do projeto, em base a técnicas de estimação sólidas. Os valores finais devem ser acordados em um processo de negociação entre o cliente e o gerente de projetos. Normalmente, os valores em termos de tempo, custo, qualidade e escopo são definidos em contrato. Kerner (2002, p. 17) define como “um empreendimento com objetivo identificável, que consome recusos e opera sob pressões de prazos, custos e qualidade”. Além disso, o autor ressalta que “os projetos são, em geral, considerados atividades exclusivas de uma empresa”.

O Project Management Institute, destaca as seguintes características para um projeto:

• Empreendimento temporário: o projeto é realizado em etapas progressivas e tem como objetivo criar um produto ou serviço único;
• Temporários: os projetos possuem, obrigatoriamente, início e término definidos. A duração do projeto varia conforme a complexidade do mesmo e o seu encerramento é determinado pelo alcance (ou impossibilidade do alcance) dos objetivos;
• Elaboração progressiva: para atingir os objetivos, o projeto é dividido em etapas que devem ser progressivamente executadas e cuidadosamente coordenadas, uma vez que cada resultado produzido por uma etalpa do projeto serve de entrada para a etapa seguinte.

O que faz um gerente de projetos

Um projeto é desenvolvido pelo profissional denominado gerente de projeto. Este profissional raramente participa das atividades diretas do projeto que produzem os resultados. Sua função é gerenciar o progresso do empreendimento e através das variáveis (qualidade, custo, prazo e âmbito) verificar seus desvios. Desta forma, seu objetivo geral é proporcionar que as falhas inerentes aos processos sejam minimizadas.

Um gerente de projeto tem que determinar e executar as necessidades do cliente, baseado nos seus próprios conhecimentos. A habilidade de adaptar-se aos diversos procedimentos pode lhe proporcionar um melhor gerenciamento das variáveis e desta forma uma maior satisfação do cliente.Em campo, um gerente de projeto bem sucedido deve poder imaginar o projeto inteiro do seu começo ao seu término e desta forma assegurar que esta visão seja realizada.

Qualquer tipo de produto ou serviço - edifícios, veículos, eletrônicos, software de computador, serviços financeiros, etc - pode ter sua execução supervisionada por um gerente de projeto e suas operações por um gerente de operações.
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