CADASTRE-SE

Análise de Problemas: Capacidade de Pensamento Crítico

0 2 6 1 Iria Luppi Figueiredo | Assunto: Gerência

No mundo agitado e competitivo de hoje, empresas comerciais enfrentam muitos problemas e desafios, cujas soluções muitas vezes são complexas. A tecnologia hoje é a chave para solucionar problemas, mas também são necessárias mudanças organizacionais e nas pessoas

     No mundo agitado e competitivo de hoje, empresas comerciais enfrentam muitos problemas e desafios, cujas soluções muitas vezes são complexas. A tecnologia hoje é a chave para solucionar problemas, mas também são necessárias mudanças organizacionais e nas pessoas. Na vida cotidiana alguns problemas são fáceis de solucionar, mas para as empresas não existe um problema e sim vários que envolvem organização, pessoas e tecnologia.

       São varias as soluções existentes para um problema, deve ser escolhida a melhor, e para isso é preciso definir corretamente o problema, conhecendo as causas e os recursos, estes devem ser identificados pelas próprias pessoas que compõem a empresa, para que possam ser solucionados. Dependendo do problema, caminhos diferentes de pesquisa e ações futuras podem ser realizadas, o problema pode ser cultural, tecnológico, burocrático, políticos, funcional, também pode ser interno ou externo a empresa.

        Não se deve tomar decisões precipitadas ao identificar um problema, pois podem ser erradas prejudicando a organização, ou ainda desperdiçar recursos tentando resolver um problema errado, isto é não necessário no momento, para isso deve se usar o pensamento crítico que envolve diferentes perspectivas e alternativas que servem de apoio para a solução de problemas, baseando-se em 4 elementos: 1°Manter duvidas e suspender julgamentos precipitados a fim de obter condições mentais necessárias para criar idéias novas e criativas, 2°conscientização das diferentes perspectivas entre os problemas empresariais que contribuirá para identificar a solução de problemas, sendo as 3 principais: Perspectiva Tecnológica :hardware, software, banco de dados e telecomunicações.Perspectiva da Organização:normas, procedimentos formais, cultura, gerencia e políticas empresariais. Perspectiva Pessoal: envolve todas as pessoas que se relacionam num grupo de trabalho, 3° testar alternativas e deixar que a experiência as direcione, pois só se aprende testando alternativas e 4°Concientizar-se das limitações organizacionais e pessoais. Avaliar os recursos financeiros a fim de economizar e pessoais para o bem estar, pois não adianta a solução ser ótima se não faz o que a organização precisa.

Para se solucionar problemas pessoais e empresariais geralmente são usadas 5 etapas, sendo que para os profissionais de Sistemas de informações as 3 primeiras são chamadas de Análise de sistemas (é o estudo e analise de problemas de SI, envolve identificação de objetivos organizacionais e o que deve ser feito para resolver o problema.) e as outras 2 Projeto de Sistemas é o modelo para uma solução de SI que envolve componentes técnicos (hardware software), organizacionais (procedimentos, dados) pessoais (treinamento, interface com usuários final) a denominação correta Analise e Projeto de sistemas que representa a solução de problemas por um ‘funil’ de 5 estágios. 1º: Análise do Problema: o problema é definido e analisado em conjunto devido existirem diferentes idéias entre as pessoas a fim de chegar a um consenso para buscar soluções, identificados através de falhas ou sentimento de necessidade e analisado com base nas perspectivas. 2° Entendimento do Problema: é um período de investigação, coleta de dados para um estudo mais aprofundado para entender melhor o problema, Identificar causas através de fatos entrevistando pessoas envolvidas fazendo anotações com base na analise de documentos ou questionários, saber por que não foi solucionado identificando resumidamente o problema, seus fatores e o que o mantêm. 3°Tomada de Decisões: são observadas e debatidas as possíveis soluções, escolhendo-se a melhor, identificar o que deve ser feito as metas que a empresa quer alcançar e quais os recursos disponíveis e opções possíveis, sendo que deve ser com calma, pois recursos são limitados. 4° Projeto de Soluções: depois de escolhida a melhor solução ela deve ser projetada através de um projeto lógico: onde são descritos recursos, processo operacional geral e o que a organização quer e um projeto físico que é a descrição de equipamentos, construções, pessoal e estoques do que o projeto lógico oferece. 5°Implementação: conceitos teóricos são testados no mundo real e mudanças podem ou não ser efetuadas com base nos resultados dos testes que auxiliarão as empresas, pois se atender as necessidades permanece como está no momento, se a resposta for negativa, novamente é reiniciado o processo de tomada de decisões com base nestas etapas.

       OBS: pode ser que a solução para um problema não seja a informatização de processos, mas um ajuste na gerencia ou procedimentos existentes, mas mesmo assim pode se usar a analise de sistemas para chegar a uma solução apropriada.

Fazendo uso da perspectiva tecnológica nestas etapas, por ser hoje a TI uma das principais causas dos problemas empresariais deve-se considerar: Hardware: capacidades de processamento, tempo de resposta, compatibilidade entre computadores novos e antigos juntamente com periféricos e mudanças, ou seja, se estes equipamentos ainda atendem a organização ou devem ser substituídos. Com a substituição do hardware pode ser que seja necessário outro software. Software: pode ser problema quando a empresa deseja realizar novas tarefas ou as mesmas só que de outra maneira, pode ser que tenha que ser substituído ou reescrito devido as mudanças organizacionais estruturais ou físicas e comportamental e isso tem alto custo, mas ainda o maior problema relacionado com o software é a sua interface pode ser que o usuário não se adapte ou a empresa não possui pessoas especializadas para construção e manutenção tendo que contratar terceiros tanto para o desenvolvimento quando para treinamento dos usuários no momento que iniciar a operação com um novo sistema, talvez necessite de informações do antigo sistema (conversões). Telecomunicações: é hoje também um dos principais problemas tecnológicos devido a necessidade de interligar computadores em rede (sistemas integrados) para compartilhar as informações entre mainframes, pcs minicomputadores em uma rede única, e isto implica em questões de compatibilidade de hardware, software e planejamento. Uma grande solução para resolver este problema foi a Internet, pois possui padrões de conectividade que possibilitam interligar qualquer tipo de plataforma computacional, mas como novo problema é que nem todos os sistemas de informação são adequados para internet e também o uso de diversos sistemas na internet pode causar baixo desempenho, ou seja, velocidade de conexão e taxa de transferência de dados. Banco de dados: também é um problema, pois a empresa sabe que possui a informação que esta precisando para realizar uma tarefa, mas não consegue encontra-la devido a falta de um ponto centralizado de armazenamento podendo dificultar na elaboração de um novo software. Problemas com BD pode ser também o uso de métodos antigos como em arquivos separados ou versões antigas dificultando a integração dos dados, soluções para estes são caras, pois geralmente ele tem que ser totalmente reprojetado. A tecnologia selecionada para apoiar a organização não precisa ser a mais atualizada, mas sim aquela que consiga alcançar seus objetivos de acordo com os recursos que possui, é principalmente utilizada para elaboração e entrega de novos produtos, métodos de fabricação, projetos organizacionais etc.

      Usando a perspectiva organizacional são consideradas Perspectivas institucionais internas que envolve: Cultura: que são os valores aceitos pelo grupo de pessoas que compõem a empresa, por exemplo, segurança, benefícios, bem estar, conforto, relações, possibilidade de opinar, mas o problema é que devido as pessoas serem diferentes e pensarem de forma diferente terem hábitos diferentes podem não chegar a um acordo e provocar conflitos entre si, ela também muda com o tempo podendo a empresa ser resistente a estas mudanças não conseguindo sobreviver, por isso necessita de forte gerenciamento. Gerenciamento problemas de gerenciamento são causados devido mudanças organizacionais na estrutura, comportamento, políticas e sociais, ou devido a ocorrência de fatos inesperados como falhas, queda de preços, aumento de impostos, falta de planejamento e capacidade de enfrentar o ambiente mutável e competitivo de hoje, acompanhar as mudanças adotando soluções adequadas é o principal desafio. Burocracia Empresarial:  Devido a existência de diversos departamentos e estruturas, há procedimentos definidos e  diferentes em cada um que são difíceis de mudar e harmonizar, pois o que uma organização faz é resultado das subunidades burocráticas e seus procedimentos operacionais padrões, por isso pode ser que a solução seja reescrever estes procedimentos tornando-os comuns para todos os setores. E Perspectivas Externas: que devem ser analisadas depois das internas, envolvem: Recursos: financeiros, políticos, sociais e outros que vem de fora, analisar se o seu mercado está crescendo, onde e no que pode investir para aumentar as vendas e serviços etc. Turbulência: são mudanças referentes a tecnologias de produção, vendas e preços causadas devido o surgimento de novas empresas que crescem rapidamente e diretamente com as novas tecnologias, isto é acompanham se adaptam melhor, atendem melhor o cliente oferecendo produtos novos e de qualidade com melhores preços. Complexidade:  se refere ao numero de entradas e produtos que uma empresa possui e  sua  distribuição geográfica de produção vários fornecedores, produtos  e instalações  Ex: industrias automobilísticas. Indústrias complexas se diferenciam das uniformes (uma rede de barracas onde cada barraca é uma copia idêntica da outra) por possuírem altos custos relacionados a administração e difícil tomada de decisões, pois a quantidade de burocracia é elevada e difícil de controlar, e ainda o lucro pode ser menor.

               A perspectiva pessoal se refere a questões estratégicas que envolvem os recursos humanos que não são atendidos pelo sistema de informação da forma como as pessoas esperavam. Sempre quando há problemas na empresa a maioria deles não importando o tipo envolve pessoas por isso a o estudo da administração desenvolveu 5 estratégias para solucionar problemas de recursos humanos. Ergonomia: é a ciência de projetar maquinas, operações, sistemas e ambientes de trabalho que atendam as necessidades dos seres humanos envolvidos e otimizem os recursos humanos.  Envolve o estudo do ambiente físico, equipamentos, moveis , definição de cargos, saúde, interface usuário/software e questões ergonômicas ou seja a posição do corpo e o uso de equipamentos que possibilitem o conforto no trabalho a fim de evitar doenças como LER, cansaço etc. pois tudo que uma pessoa sente afeta sua produtividade, por isso a ergonomia também se preocupa com psicologia social e interface homem-maquina, a empresa deve oferecer o conforto mas os empregados devem usá-los adequadamente. Avaliação e Monitoramento: todos os cargos são avaliados e monitorados por superiores para garantir qualidade e o volume de trabalho por parte dos empregados, o problema é que os empregados podem não sentir se bem, nem a vontade e não tendo desempenho, hoje o monitoramento não é só feito por pessoas mas pelos computadores, diminuindo problemas de produtividade mas ao mesmo tempo aumentando problemas com recursos humanos.Treinamento: treinar os funcionários é vital para relações humanas para garantir que estejam adequados ao trabalho para isso são necessários investimentos financeiros como pessoas para treinar, oferecer cursos e de tempo, pode ser que seja realizado durante o horário de trabalho. Hoje a maior parte das falhas relacionadas aos SI é a falta de treinamento para utilização e adaptação.Envolvimento do Empregado: principalmente para elaboração de novos SI ou implementações nos antigos é importante a participação dos empregados afinal são eles que vão usar, e suas respostas são fundamentais para corrigir problemas e gerar soluções, mas mesmo assim há empresas que defendem que empregados só devem cumprir e não dar ordens. Hoje a base da economia é a informação e o conhecimento, por isso a falta de empregados capacitados é um grande problema, como conseqüência está diminuindo a distancia social entre administração de topo e a gerencia intermediaria. Leis e Regulamentos: devido a preocupação com o bem estar das pessoas foram criadas leis trabalhistas que estabelecem direitos aos empregados EX: filiar-se a um sindicato, compensação por lesões no trabalho, oportunidades iguais para todos independente de sexo, raça ou etnia;local de trabalho seguro e saudável, proteção e aposentadoria, liberdade contra vinganças por denuncias de violações a leis federais de proteção publica, ter informações sobre produtos tóxicos no local de trabalho. Estes podem ser considerados fontes de problemas para organizações ,mas também parte da solução. O crescimento do uso de TI nas empresas aumentou questões legais para área de saúde e acesso a oportunidades iguais e também o crescimento das informações gerenciais com o uso do computador levou empregados e tribunais a exigir informações das empresas para apoiar ações contra elas se necessário ex: informações sobre produtos tóxicos e recrutamento de mulheres. Como maior problema então dos regulamentos é a abertura de processos contra as empresas acusando elas de violar direitos trabalhistas, para evitá-lo os administradores devem adequar a empresa as regulamentações.

Depois de efetuar a analise e o entendimento do problema deve-se tomar uma decisão, escolhendo a solução- vão estar em n° menor- mais adequada. Para se tomar uma boa decisão deve-se seguir 3 etapas. 1)Estabelecer Objetivos: é uma das partes mais complicadas para se tomar uma decisão pois pessoas diferentes usam perspectivas diferentes. Eles devem ser escolhidos por um grupo de pessoas chegando a um objetivo em comum, deve-se selecionar primeiramente objetivos gerais que se referem a organização inteira EX: sobrevivência a longo prazo, aumentar a competitividade a qualquer custo,melhorar a produtividade aumento moral e a confiança dos funcionários.Depois objetivos específicos que se referem as subunidades EX: introduzir novos produtos,marketing mais eficaz, diminuir custos administrativos e de fabricação, melhorar financiamento etc. Devido a existência de vários objetivos tanto gerais quanto específicos deve se dar preferência aos mais importantes para empresa . Também deve-se estabelecer o tempo que a solução vai levar, se vai ser de curto prazo (na semana) ou longo prazo (vários anos). Soluções podem ser simuladas para atender necessidades urgentes mesmo sabendo que são de longo prazo.Em soluções que envolvem a Internet, também deve-se estabelecer objetivos ex: determinar como os sites contribuem para alcançar suas metas 2) Estabelecer Viabilidade: com o numero possível de soluções reduzidos deve-se solucionar as que a organização tem condições de realizar analisando restrições externas , como contribuem ou afetam as soluções EX:recursos financeiros, exigências legais e regulamentares, concorrência, fornecedores, clientes (Ex: pode ser útil criar uma rede de computadores para receber pedidos de clientes, mas a concorrência pode causar uma guerra tecnológica). E como restrições internas tem-se: decidir qual subunidade vai ser encarregada da solução, ela é compatível com a cultura da empresa? Existem oposições ? 3) Escolher Soluções Econômicas (Custos): nesta etapa tem se somente soluções realistas que são as que atenderão os objetivos da empresa e são viáveis.Para escolhê-las tem que determinar a eficácia de custo isto é se os benefícios oferecidos são suficientes para alcançar suas metas em relação ao custo, por isso faz-se analise de custo - beneficio (soma de todos os custos de projeto dividido pelos benefícios) escolher a que menos custar desde que os benefícios alcancem as metas da empresa, porém realizar esta analise não é tão fácil pois existem fatores intangíveis que não oferecem valor monetário, Ex: velocidade de se tomar decisões.
Deve-se saber que quando se encontra uma solução adequada não significa que o problema foi resolvido, pois a solução tem que ser projetada para conhecer com exatidão o que está envolvido, e após transformar a teoria em funcionalidade, neste momento podem ser descobertos novas soluções mas também novos problemas. Para se projetar uma solução deve-se descreve-la em um documento contendo textos, gráficos, diagramas, listas e figuras, fazer um projeto. Um projeto é documentado de 2 formas. Projeto Lógico: considerado a etapa mais critica da solução de um problema, ocorre antes de considerar o hardware e o software para uma aplicação, a não ser que os requisitos do problema já tenham sido compreendidos, sua criação envolve desenvolver um modelo conceitual e descrever o que o sistema irá fazer. Inicia-se então um projeto lógico para elaborar uma solução de SI, que é um modelo do SI que deve ser entendido logicamente e conceitualmente pelos usuários e desenvolvedores , para que se possa traduzi-lo em uma solução especifica e detalhada do sistema, apresenta requisitos funcionais e empresariais, descreve o que a solução irá fazer, alguns componentes básicos fazem parte deste projeto. Saídas: é a informação produzida pelo sistema Ex: relatórios, arquivos, apresentações on-line. O modelo mostra como serão organizadas e apresentadas. Entradas: conjunto de dados que serão inseridos no sistemas para gerar a saída desejada o modelo deve mostrar como serão organizados.Processamento atividades manuais e automatizadas necessárias para transformar entradas em saídas, o modelo deve considerar tipos de regras, cálculos e modelagem necessárias para manipular dados. Banco de Dados método de organização e armazenamento de informações no sistema, o modelo tem que mostrar o conjunto de dados a armazenar quando e como atualiza-los, e o relacionamento entre eles. Procedimentos atividades que serão executadas pelos usuários finais e pela equipe de operação para operar e utilizar o sistema, o modelo deve considerar atividades manuais necessárias para gerar informações, políticas , regras da empresa e a seqüência de atividades. Controles processos manuais, automatizados e procedimentos que assegurem que o sistema seja correto e seguro e que tenha o desempenho exigido. O modelo deve ter testes e medidas mostrando que as informações produzidas sejam úteis e seguras. Estes componentes podem ser organizados de diversas formas, ser alternativos. Existem alguns problemas : o usuário não consegue descrever o que realmente quer que o sistema faça ou o desenvolvedor não o entende, por isso modelos são feitos para serem avaliados chegando a um acordo entre usuário e o desenvolvedor, em alguns casos podem ser feitas simulações antes de descrever o software, através de um protótipo que demonstra funcionalidades avaliando se está ou não correto. Além do mais este projeto possibilita avaliar o funcionamento da empresa gerando a possibilidade de se modificar a forma de gerenciá-la, cargos podem ser redefinidos e procedimentos simplificados para torná-la mais eficiente combinando áreas funcionais aumentando as vantagens da automatização. Em alguns casos as modificações são pequenas , mas em outros é necessário mudança completa da organização ex : estrutura e reengenharia de cargos. Projeto Físico neste, o modelo lógico é traduzido em especificações físicas determinando-se as melhores opções de acordo com recursos disponíveis que atendam as necessidades da empresa analisando Banco de Dados qual SGBD ,relacionamento entre os dados, layout de arquivos e registros, capacidade e dispositivo de armazenamento, caminho de acesso aos dados, freqüência de acesso e atualização. Software lógica necessária, manipulação de arquivos e listas, modelagem e fórmulas matemáticas, Hardware tipo, capacidade de processamento, redes, periféricos de I/O. Entrada meio e freqüência da entrada de dados. Saída meio de apresentação, organização e freqüência de produção. Controles tecnologias e procedimentos que tornem o sistema seguro, integridade de dados, supervisionamento de sistemas. Procedimentos pessoal necessário para realizar operações, quais as atividades desempenhadas para E/S e onde são executadas, enfim são especificados os programas , os equipamentos a organização do processamento (real ou em lote) sendo que antes de tudo deve se definir o ambiente e construir um dicionário de dados. A tradução do projeto lógico para o físico podem ser em PC, mainframes, com pacotes de dados ou programas customizados, utilizar arquivos ou bancos de dados, entrada de dados on-line, scanner ou teclado enfim é a natureza da aplicação que vai definir quais as opções de projeto são mais viáveis.

A ultima etapa na solução de um problema é a implementação que as vezes é um fracasso apesar das decisões estarem corretas , envolve questões psicológicas, projeto organizacional, sociologia e finanças, também é composta por etapas. Desenvolvimento de software: para poder executar um procedimento que tenha que ser automatizado, podem ser customizados, baseados em um pacote de aplicativos, planilhas, Banco de dados ou aplicações para Web. Seleção e aquisição de hardware: deve ser apropriado para o aplicativo e adquirido se não existe. Testes realizar individualmente em cada componente do sistema, incluindo procedimentos manuais para garantir a produção de resultados corretos, depois realizar em conjunto para verificar se todos os componentes funcionam juntos adequadamente. Treinamento e documentação usuários finais devem ser treinados para conhecimento das funções , interface e adaptação. A documentação criada no processo de desenvolvimento deve ser concluída, aperfeiçoada para auxiliar nas tarefas do dia a dia e no treinamento, sem a documentação hoje é impossível realizar treinamento, utilizar o sistema e realizar manutenções etc.

         Depois de concluir o novo sistema deve se fazer a conversão, ela envolve mudanças de pessoal, procedimentos, banco de dados processamentos, I/O .Devem ser cuidadosamente planejadas e efetuadas com calma , podem ser: Conversão paralela o antigo e o novo são executados juntos até concluir-se que o novo funcione adequadamente, pois se ocorrer erros o antigo serve de backup. Corte Direto o antigo é inteiramente substituído em um dia marcado, só que traz riscos pois se ocorrer erros nenhum sistema estará disponível para assumir o processamento .Estudo Piloto o novo é instalado em apenas uma parte (departamento) da organização e quando for considerado seguro o restante é instalado. Abordagem em fases o novo é instalado em etapas (ex SI de pagamento: 1° controle p/ funcionários, depois dos gerentes). A alternativa considerada melhor é a conversão paralela mas é a mais cara.

Quando se introduz uma nova solução empresarial que é uma mudança organizacional, todos as pessoas que interagem na empresa são afetadas, por serem diferentes podem ser resistentes as mudanças por isso deve se usar o gerenciamento de mudanças que é o planejamento de mudanças projetado e implementado de forma controlada. O processo de mudança é gerenciado através da determinação de fatores tecnológicos, pessoais e organizacionais que causam problemas, juntamente com os impactos causados com a tentativa de solução dos mesmos. Todas as pessoas devem participar deste gerenciamento para que gerem mais benefícios do que conseqüências pois as pessoas aceitam mudanças e treinamentos quando já tem conhecimento dos fatos. Pessoa envolvidas no desenvolvimento de soluções atuam como agente de mudanças trabalhando pela aceitação de todas as partes envolvidas. Uma empresa então deve estimular o trabalho em equipe para melhorar encontrar soluções para seus problemas, seguindo técnicas de desenvolvimento.


--->>  Dedico este artigo há meu amigo Celso Botucatu e companheiro de profissão embora estamos distantes.. A tecnologia nos aproxima....
   Conheçam um pouco da experiencia dele em: http://celsobtu.blogspot.com

  Abraços e me mandem email com sugestões de artigos

Obrigada

Leia a seguir: Tipos de Sistemas de Informação na empresa



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