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Desafios com os Sistemas de Informação

1 2 4 1 Iria Luppi Figueiredo (@irialuppi)
Assunto: Gerência |

Como vocês leitores dos meus artigos solicitaram mais artigos com este assunto..... Um administrador deve saber como usar os Sistemas de Informação estrategicamente para tomar decisões melhores, para isso precisa conhecer sua empresa, enfrentando dois tipos de desafios:

     Um administrador deve saber como usar os Sistemas de Informação estrategicamente para tomar decisões melhores, para isso precisa conhecer sua empresa, enfrentando dois tipos de desafios:

1) Sustentabilidade da vantagem competitiva: através do uso de sistemas de Informação e tecnologias de rede tomando decisões corretas de acordo com as informações obtidas.
2) Ajustar a Tecnologia á organização: usar recursos de TI alinhados com o plano empresarial e os processos de negocio de forma que possa servir a empresa de acordo com os recursos que possui.

   Há varias características que precisam ser compreendidas em uma organização para poder projetar, montar e operar um SI, por exemplo, as áreas em que atuarão, para aperfeiçoar a eficiência administrativa e enfrentar o mercado de forma competitiva.

   Os SI e Organizações possuem influencias comuns. SI devem estar alinhados a empresa para fornecer informações aos grupos internos e proporcionar benefícios a ela de acordo com as novas tecnologias.. A TI utilizada na Empresa depende de fatores como estrutura da mesma, procedimentos padrão de operação, processos de negocio, políticas, cultura, ambiente e a própria administração.

   Organização é uma estrutura social, estável e formal com regras e procedimentos internos regidos por lei. Elas retiram recursos do ambiente, os processam para produzir resultados e devolve-los na forma de produtos ou serviços, para isso utiliza capital e trabalho. Outra definição para organização baseia-se na teoria comportamental o que diz que Organização é uma coleção de direitos, privilégios, obrigações e responsabilidades que tentam equilibrar o tempo e resolver conflitos através de métodos de trabalho e relacionamento entre os subordinados, também alem de aspectos formais usa informalidade para lidar com sentimentos etc. SIs promovem benefícios, mas podem alterar aspectos de informalidade. As mudanças tecnológicas obrigam a mudar o comportamento e a estrutura das empresas. A definição técnica que combina trabalho, TI e capital e é complementada pela definição comportamental que mostra como a tecnologia afeta a vida de um funcionário. Estes dependem de características organizacionais.

   Às vezes pensamos que as organizações atuais são parecidas porque compartilham características, também descrito pelo sociologoalemão Max Weber que chamava as empresas de Organizações Burocráticas devido às características estruturais de acordo com a divisão do trabalho e da especialização organizada por uma hierarquia de autoridade que é limitado por regras criando um sistema de tomada de decisões onde todos são tratados da mesma maneira, procurando promover e contratar funcionários baseados nas suas habilidades e experiências, para atender o princípio da eficiência que é maximizar as saídas utilizando entradas limitadas.

    Weber diz que as empresas desenvolvem Procedimentos Operacionais padrão produzindo limitadamente produtos e serviços de acordo com a rotina codificada por regras e praticas, sendo algumas formais que devem obrigatoriamente ser seguidas regulamentando os processos de negocio tornando a empresa eficiente. Estes procedimentos são difíceis de alterar por isso surgiu a Produção em massa criada por Henry Ford na sua fabrica de automóvel, onde funcionários deveriam realizar de forma simples e rápida sempre a mesma tarefa para aumentar a produção. Há Produção Enxuta onde um n° menor de trabalhadores realizam diversas tarefas, com menos estoque, investimentos e erros é claro funciona de forma melhor.

   Existem nas empresas políticas organizacionais devido às pessoas ocuparem diferentes posições, cargos, ter diferentes especialidades e preocupações, tendo como conseqüência pontos de vista diferentes, lutas, conflitos que por outro lado podem ser vistos como benefícios por parte dos gerentes, pois os utilizam para tomada de decisões e promover mudanças como o desenvolvimento de novos sistemas de informação.

   Toda empresa tem oposições, opiniões modo de vida diferente entre os membros, definindo metas e produtos, estes são chamados de Cultura Organizacional às vezes restrita, mas pode ser compartilhada inclusive com o ambiente externo proporcionando mudanças como acordos, mas para a área da tecnologia é considerada um fator restringente, pois diz que a tecnologia ameaça estas culturas sendo difícil resistir, pois podem ser totalmente opostas fazendo com que a organização se adapte a tecnologia de forma obrigatória para poder sobreviver às mudanças de mercado.

   Segundo Mintzberg organizações também tem características únicas como estruturas, metas, públicos estilos de liderança, tarefas e ambientes de onde tiram recursos físicos econômicos políticos sociais e humanos para poder fornecer bens e serviços. O fracasso pode existir quando a organização devido à falta destes recursos não consegue adaptar-se ao ambiente que muda rapidamente hoje. Nova tecnologia, exigências do consumidor produtos e gostos restringem a cultura, política e ate mesmo a vida do pessoal e da organização impedindo as mudanças principalmente tecnológicas baseadas na estrutura organizacional que ode ser: empreendedora que são novas e pequenas empresas com estrutura simples comandadas por um único administrador, Ex: iniciantes. Burocracia Mecânica grande burocracia e mudanças lentas no ambiente, fabricando produtos padrão com administração centralizada, Ex indústria manufatureira de médio porte.

Burocracia divisional varias burocracias produzindo produtos e serviços diferentes comandados por uma cede central. Ex General Motors. Burocracia Profissional baseada no conhecimento de profissionais dos quais dependem seus bens e serviços, dominada por chefes de departamento com autoridade centralizada fraca Ex: escritórios de advocacia, hospitais e Adhocracia, conhecida também como organizações força-tarefa onde devem reagir rapidamente as mudanças do ambiente, formada por grande grupos de especialistas com gerenciamento central Ex: consultoria.

   Além de diferentes formatos e estruturas, as organizações também se diferem pelos objetivos finais e os tipos de poder usados para atingi-los. Estes objetivos podem ser Coercitivos, ex: prisões, Utilitários ex: negócios ou Normativos ex: universidades e entidades religiosas. Percebe-se então que atendem a diferentes públicos e tipos de serviços que podem não beneficiar a todos. De acordo com a liderança elas podem ser democráticas ou autoritárias, diferenciando-se pelas tarefas que realizam sendo elas rotineiras, formais, informais e principalmente pelo uso da tecnologia que é o fator que mais as diferenciam hoje. Então Sistemas de Informação  causam diferentes impactos aos diferentes tipos de empresas baseados na mesma tecnologia ou não dependendo também do ambiente, cultura etc. assim um administrador  só vai gerenciar bem a empresa e projetar um bom sistema se tiver um profundo conhecimento do seu funcionamento.

    Os SI s tornaram-se ferramentas integradas on-line envolvidos nas operações e decisões que ocorrem a cada minuto nas organizações, moldados pela sua interação com a TI. Uma organização tem diferentes modos de usar a TI, baseando-se em configurações técnicas e organizacionais de seus sistemas. Cada uma determina sua própria estrutura, a unidade organizacional responsável pelos serviços tecnológicos como manutenção de hardware, software, armazenagem de dados e redes que compõe a infra-estrutura de TI da empresa é denominado Departamento de Sistemas de Informação, e é composto de Programadores, que são especialistas  treinados para elaborar as instruções de software para os computadores, Analistas de Sistemas que traduzem as  necessidades(problemas) e requisitos da empresa em informações e sistemas,Gerentes de Sistemas de Informação, são  os lideres dos programadores e analistas, gerentes de projetos e instalações físicas, telecomunicações, chefes de escritório do grupo de sistema  em fim gerenciam o trabalho do pessoal da área de computadores e entrada de dados. Para elaborar um SI além do ambiente interno também fazem partes fatores externos como fornecedores, empresas de software, hardware consultores e enfim pessoas que participam das atividades diárias da empresa. As aplicações são desenvolvidas para representantes de departamentos externos ao de SI chamados de Usuários finais que desempenham um papel cada vez mais importante no projeto e desenvolvimento do SI. Antigamente as organizações desenvolviam seus próprios recursos de TI, hoje a maioria delas usa o departamento de SI para coordenar e acompanhará o desenvolvimento do sistema realizado por uma equipe que não faz parte da organização.

   Para saber como os Sis afetam as organizações devem ser consideradas duas abordagens. a Teoria Econômica que diz que a TI é vista como fator de produção e pode substituir o capital e o trabalho, onde conforme o custo dela cai vai substituindo e com isso reduz também o n° de gerentes médios os operários e o trabalho realizados por eles. Outro aspecto que diminui através da TI é o tamanho da organização, pois são reduzidos os custos de transação (de mercado) onde a empresa compra o que não consegue produzir por preços mais baratos, pois através do uso da Web e redes consegue encontrar os preços mais baixos e os melhores fornecedores, poupando também os custos com a produção. Reduz também os custos de agencia, pois com os SI os gerentes conseguem supervisionar um numero maior de funcionários. Então reduzindo os custos totais de agencia a TI permite o aumento da receita diminuindo o numero de trabalhadores e gerentes realizando de melhor forma tarefas de coordenação, processamento de pedidos, controle de estoque etc.. A outra é a Teoria Comportamental, que envolve sociologia, psicologia e ciências políticas para melhorar traduzir o comportamento individual das organizações, esta afirma que os SI não transformam a organização, apenas são instrumentos para atingir os objetivos da mesma e dos gerentes, reduzindo a hierarquia das tomadas de decisões e com elas os custos das informações ampliando sua distribuição. A uso de TI proporcionaria então informações diretas aos gerentes seniores e as unidades operacionais ligando diretamente os 2 níveis, eliminando os gerentes médios e o seu pessoal de apoio, dando também oportunidade aos trabalhadores de participar da tomada de decisões com base nos próprios conhecimentos e informações. Por outro lado afirma a necessidade de mais gerentes médios para ser possível a redução do numero de trabalhadores. Com os SI então a autoridade não depende mais só da posição formal dentro da organização, mas do conhecimento das informações, achatando o formato das organizações, pois os profissionais se auto gerenciam descentralizando o processo decisório. O uso de TI estimula a criação de Organizações Virtuais, onde profissionais ‘reunem-se’ virtualmente para solucionar problemas da organização e aliar-se a clientes, fornecedores e até mesmo a concorrentes para criar novas idéias. SI s também são vistos como resultados de competições políticas entre os subgrupos da organização, pois alteram não só as políticas da mesma, mas também a estrutura a cultura e o trabalho das pessoas, pois quando são introduzidos são de difícil adaptabilidade..

   A Internet causa um grande impacto nas organizações, principalmente nas relações entre elas e seus processos de negocio, pois amplia o acesso, a armazenagem, a distribuição da informação e o conhecimento, reduzindo os custos de transação de agencia. Ex: Atualizações de preços, entregas de manuais on-line, reposição de estoque. simplificando os processos de negocio .

   Para saber como os SI beneficiam os gerentes deve-se saber o que eles fazem, a quais as informações que necessitam para tomar as decisões e redigir relatórios. Os gerentes tem diferentes funções formais, definidos por Henry Fayol no modelo clássico de gerenciamento formado por 5 funções principais: Planejar, Organizar, Coordenar Decidir e Controlar.
O modelo comportamental diz-se que o clássico não é necessário para saber o que eles realmente fazem, pois o modo que agem é menos sistemático e mais informal, através desta analise Mintzberg classificou os papeis gerenciais em: Papéis Interpessoais: gerentes que representam a empresa externamente desempenhando obrigações simbólicas, Ex: entrega de prêmios aos funcionários, são lideres que tentam motivar e apoiar os funcionários. Papéis Informativos: recebem as informações e distribuem a quem precisa conhecê-las. Papéis decisórios: tomam decisões, agem como empreendedores dando inicio a novas atividades, alocam recursos, negociam conflitos etc.

   Tomar decisões é o papel mais desafiados para um gerente, processo que vem sendo auxiliado pelos SI s através da comunicação e distribuição de informações. pode ser classificada por nível organizacional: Tomada de decisão estratégica: determinando recursos, políticas e objetivos. Tomada de decisão por nível de gestão: preocupa-se com a utilização de recursos disponíveis, qualidade e desempenho nas unidades de operação. Tomada de decisão operacional: determina como realizar as tarefas decididas nos níveis estratégico e médio. Tomada de decisão do nível de conhecimento: avalia novas idéias de produtos e serviço, conhecimentos e maneiras de distribuir as informações. Dentro destes níveis as decisões são classificadas como Não-Estruturadas: não são de rotina e não há procedimentos pré-definidos. Estruturadas: são repetitivas e rotineiras com procedimentos pré-definidos, e Semi-estruturadas, onde uma parte é rotina e predefinida e outra não.
Decisões envolvem diferentes atividades, por isso tem diferentes estágios: Inteligência: identificar e entender os problemas e o porquê estão ocorrendo na empresa, é auxiliada pelo SIGs principalmente os que emitem relatórios. Concepção: são imaginada as soluções para os problemas identificados, auxiliados pelos SADs de pequeno porte, pois operam de modo mais simples com uma quantidade limitada de dados, também são mais rápidos de desenvolver. Seleção: é escolhida uma das alternativas de soluções, auxiliados pelos SADs de grande porte, pois envolve maior quantidade de dados, ferramentas de analise para verificar custos conseqüências e oportunidades. Implementação: é o efeito da decisão, gerentes usam SIGs ou outros sistemas menores como softwares de planejamento que emitem relatórios de rotina para acompanhar o andamento de uma solução especifica.  As vezes estes estágios não são sequencialmente seguidos e quando não atendem mais são recomeçados.

    Existem modelos para tomadas de decisões, podendo ser racional onde as decisões são individuais não avaliam todas as  soluções possíveis, escolhendo a primeira que aparece e que pode levá-lo ao objetivo final, em relação a política organizacional baseiam-se em fatos históricos que causaram bons efeitos na organização, como a tomada de decisões e um processo contínuo sempre acabam modificando as decisões finais. Outro modelo é o cognitivo, envolve personalidade conhecendo as informações e avaliando alternativas e suas possíveis conseqüências.  Os tomadores Podem ser Sistemáticos, usam métodos formais e estruturado para coletar e avaliar informações, ou Intuitivos utilizam métodos de tentativa e erro não estruturados para encontrar soluções. Elas também podem ser tomadas por grupos de indivíduos dentro da organização utilizando um modelo organizacional que leva em conta características burocráticas e políticas, algumas baseadas em POP, mas tem varias conseqüências como indecisão e incerteza nas alternativas de solução.

   Para o planejamento de um SI informatizado em uma organização deve ser levado em conta: o ambiente, estrutura, cultura, políticas, tipo, estilos de liderança, grupos de interesse, atitudes de trabalhadores, tipos de tarefas, decisões, processos de negocio e os sistema de informação que deve apoiar para dar suporte tanto a grupos como indivíduos. Os SI devem ser flexíveis, ter diferentes opções de manuseio de dados, estilos habilidades e conhecimentos, acompanhar o andamento de alternativas e conseqüências sendo sensíveis a exigências políticas e burocráticas.

   Sistemas estratégicos de informações são poderosas ferramentas para permanecer a frente dos concorrentes, pois alteram metas, operações, produtos e relacionamento com ambiente interno e externo.  podem ser usados em todos os níveis organizacionais utilizando todas os recursos possíveis de TI visando a concorrência em diferentes mercados. Não importa o mercado (tv, lâmpadas, veículos..) basta que as organizações se tornem fabricantes de baixo custo, que possa diferenciar seu produto ou serviço ampliando o mercado globalmente e enfrentar a concorrência.

   O modelo da cadeia de valor destaca atividades especificas da empresa, ou seja, as que tornam elas mais competitivas que são onde os SI s causarão maior impacto e a TI mais benefícios formando 1 cadeia de atividades básicas agregando valor aos produtos e serviços atendendo de melhor forma o cliente e com preços mais baixos, divide-se em Atividades Primarias: produção e distribuição dos produtos e serviços da empresa que criam valor para o cliente, como logística, armazenagem, vendas, marketing, e Atividades de Suporte que possibilitam a realização das primárias, referem-se a administração, gerenciamento, recursos humanos, tecnologia seleção de fornecedores etc.. Através de redes digitais a cadeia de valor pode ser ligada a outras empresas de mesmo setor industrial tornando-se parceiros de negocio, também a clientes e fornecedores, formando uma rede de valor que é um conjunto de empresas independentes que usam a TI para coordenar suas cadeias fabricando ou prestando um serviço para um mercado, sincronizando processos de negócios no mesmo ou diferentes ramos industriais.

   Sistemas estratégicos de informação para diferenciação de produto, capacita a empresa a não competir mais com base no custo, por exemplo, os sistemas criados para instituições financeiras um exemplo comum são os bancos na internet, realização de pedidos de montagem sobre encomenda, fabricação de produtos específicos etc..
Usando a diferenciação focada as empresas podem criar novos nichos de mercado identificando um alvo especifico para um produto ou serviço ao qual possam oferecer atendimento superior, ou seja, que possa ser melhor que os concorrentes. Utilizando SI e as redes para aumentar a participação no mercado e a lucratividade obtendo dados de diversas fontes contribuindo principalmente para vendas e marketing conquistando novos clientes, também possibilitam a analise de transações identificando o que é mais lucrativo e os melhores clientes.

   Hoje as empresas digitais podem tirar proveito por meio da ligação com outras organizações comparando preços, matéria prima que utilizam descobrindo os mais baratos e melhores fornecedores melhorando o sistema de armazenagem e reposição de estoque que pode ser pela Pratica Tradicional onde ao receber os produtos armazena-se em um deposito sendo cadastrados automaticamente ou não pelo sistema, Just-In Time onde clientes reduzem os estoques solicitando material necessário para poucos dias ou pela quantidade de matéria que será utilizada para produção. Também tem o método estoque sem almoxarifado onde o estoque é responsabilidade do distribuidor levando matéria prima quando será usada.

   Uma empresa comercial é uma coleção de negócios organizada financeiramente com retorno sob investimento, utilizando a Sinergia nos SI, isto é algumas unidades servem como entradas para outras ou quando duas organizações compartilham mercados reduzindo custos e gerando lucros. A função de TI na sinergia é ligar operações de unidade de negócio semelhantes para agirem juntas.

   Há competência essencial é a atividade para qual a empresa é líder mundial, depende do conhecimento e das informações adquiridas,, qualquer SI que compartilhe estas aumenta o desempenho de todas as unidades de negocio realçando a competência contribuindo para conhecimentos externos.

   Um conjunto de empresas compõe um setor industrial. A competição ocorre entre estes setores, mas eles podem se tornar parceiros de negócios formando parcerias de informação onde empresas compartilham informações juntando suas forças estabelecendo padrões industriais para atuar em conjunto na conquista de novos clientes e trabalhar com os mesmos fornecedores criando novas oportunidades e até conquistar novos mercados.
Existe um modelo de força competitiva que ocorre devido a ameaça as empresas antigas por parte das que estão entrando para o mercado por meio da substituição de produtos, ou seja, a concorrência. È por meio da parceria que as empresas conseguirão resistir, pois com um padrão estabelecido será mais fácil ficar a frente dos novos, também pode ser utilizado recursos de TI em rede como consórcios, simpósios melhor atendendo os clientes e talvez até desencorajando a permanência de novas empresas.

   A Economia em rede afetou a estrutura setorial, pois facilita a competitividade entre rivais tanto em aspecto de preço como vendas, pois através de sites são formadas comunidades de usuários que pensem da mesma maneira e compartilham experiências formando alianças e expandindo seus produtos e serviços desenvolvendo novas idéias.

   Então Os sistemas estratégicos de informação mudam totalmente a organização, seus produtos, serviços, estrutura e procedimentos obrigando-as a adotar novos modelos de comportamento que modificará a interação delas com ambiente externo e até seus objetivos afetando não só elementos sociais, mas técnicos. Portanto a TI é a ferramenta essencial para os gerentes desempenham  seus diferentes papéis em diferentes níveis organizacionais utilizando todas as informações possíveis para tomar decisões que a tornem mais competitivas globalmente no mesmo ramo industrial ou não. Para alinhar a TI a Organização e obter vantagem é necessário que os gerentes conheçam perfeitamente seu funcionamento e que repassem ele da melhor forma possível para o departamento de SI para desenvolver o sistema adequado para a empresa de acordo com os recursos que possui, muitas vezes causará resistência aos funcionários, mas se ela quiser permanecer no mercado deverá adaptar a organização aos recursos de TI e a TI aos recursos da Organização.

Leia a seguir: Administração da Empresa Digital



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