Gerenciando sua lista de tarefas (To-do list)

Para um trabalho se tornar organizado, sabemos o quão importante se torna uma lista de tarefas, agora planejá-la também pode se tornar trabalhoso e por muitas vezes entediante. Saiba como tornar ela mais simples de usar e realmente utilizá-la.

Por | @nmuller99 Carreira em TI
Para um trabalho se tornar organizado, sabemos o quão importante se torna uma lista de tarefas, agora planejá-la também pode se tornar trabalhoso e por muitas vezes entediante. Saiba como tornar ela mais simples de usar e realmente utilizá-la.
Hoje o profissional de TI sempre está envolvido com diversos projetos, em cada projeto há diversas atividades que geram diversas tarefas, montando assim um grafo em forma de árvore que pode tornar as raízes tão profundas que não se alcança mais o fim do túnel. Por este motivo é de extrema importância que você se atenha a criar uma lista de tarefas organizada, e principalmente funcional, pois você provavelmente não a utilizará se não for fácil de mexê-la (introduzir, editar e remover registros).

O mais importante ao se fazer uma lista de tarefas não é se preocupar em qual ferramenta utilizar, pois você pode usar até mesmo um arquivo txt, desde que seja funcional e você entenda o que está pronto e o que está por fazer.  Eu utilizei diversas ferramentas para ajustar minhas listas de tarefas, trabalhando sozinho e com mais pessoas. Este é importante fator, o número de pessoas influencia na sua lista, pois se você precisar compartilhar informações, terá que usar algo que tenha esta ferramenta. Neste vou mostrar como criar uma to-do list para uma pessoa, e você pode utilizá-la tanto no seu trabalho (com várias pessoas) ou se você trabalha sozinho. Com várias pessoas você pegará suas tarefas (que já lhe foram impostas) e gerencie-as neste formato.

Criando uma lista de tarefas:


Então, vou explicar a lista de tarefas que eu uso, feita em xls (Excel), bem simples, porém, muito útil. Útil, por quê? Pois me permite adicionar, excluir e editar os dados de forma rápida.

A minha to-do list é feita com as seguintes colunas:
Cliente, projeto, atividade, porcentagem, peso, data, e prioridade.
Divido as tarefas por cliente -> projeto do cliente -> atividades do projeto.

Porcentagem: Dentro de cada tarefa defino uma porcentagem de término da tarefa, pois posso assim trabalhar um dia em uma atividade outro dia em outra, assim não caindo em rotina, e mantendo a organização. Esta porcentagem é você quem faz, 0% é para ainda não iniciada, 100% é para finalizada. O intervalo entre ambas você deve definir conforme sua experiência de trabalho.

Peso: Defino um peso de 0 a 10 para cada tarefa. Este também é um fator que é influenciado conforme sua experiência. Você sabe que fazer um sistema de login pesa X, e fazer um boleto para cobrança pesa Y.

Data: uso ela para definir quando foi finalizada a tarefa, assim consigo determinar quando fui terminando cada item.

Prioridade: este campo é determinado conforme os prazos de entrega de cada projeto para cada cliente. Variam conforme o tempo for se passando.

Abaixo um exemplo da minha lista, que também se encontra para download neste artigo.

Gerenciando sua lista de tarefas (To-do list)

Na porcentagem fiz uma formatação condicional por barras. E no peso uma formatação condicional por cores. As mais escuras tendem a ser mais ?difíceis?.

Por que utilizar uma lista assim e não um sistema:
Minha experiência demonstra que ao utilizar assim fica mais simples de ver e editar, o sistema você precisa de muitos passos para adicionar itens na lista. Agora se trabalharmos com mais pessoas, cada uma deve ter a sua lista para ser executada.

No próximo artigo vou preparar uma lista para o gerente de projetos, como ele gerenciar as listas de seus funcionários.

Em anexo a lista de tarefas.

Mais sobre: gerencia, lista de tarefas, to-do list
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