Grande parte das empresas hoje estão utilizando comunicadores instantâneos, ou IM (Instant Messanging), para fazer a comunicação interna entre os diversos funcionários e setores, e até mesmo a comunicação externa com outras empresas e filiais.

A facilidade de comunicação gerada por esse meio e o baixo custo, tem o tornado cada vez mais presente nas empresas, mas o que muitos não percebem é que ele pode causar alguns efeitos negativos como falta de produtividade, conversas indevidas (fofocas), acomodação dos funcionários entre outros fatores.

Um estudo realizado em 2005 pela empresa Akonix, onde ela entrevistou cerca de 2.000 britânicos mostrou que 25% dos funcionários utilizam os comunicadores instantâneos para enviar e receber informações que o chefe não permitiria. Na mesma pesquisa a Akonix informou que 62% das companhias não possuem políticas de uso para os comunicadores instantâneos. Bill Harmer, diretor da Akonix na época da pesquisa, deu a seguinte declaração: “Ele pode trazer benefícios, mas é importante que seu uso seja gerenciado pela organização”.

Qualquer tecnologia utilizada dentro de uma companhia, independente do porte e da área de atuação dela, deve possuir uma política de uso, desenvolvida pela equipe de TI e a administração da companhia. Os avanços tecnológicos, principalmente na área de comunicação, trazem grandes facilidades para as empresas, mas podem causar grandes transtornos se não tiverem regras para uso e o monitoramento das ações dos funcionários em relação ao uso das tecnologias adotadas.

Muitos funcionários se acham no direito de poderem usar os comunicadores instantâneos para conversar com familiares e amigos no local e no horário de trabalho, uma vez que eles pensam ser possível conciliar as duas atividades (trabalhar e conversar). Realmente é possível conciliar as duas coisas, porém uma delas não será bem feita. Experimente assobiar e chupar cana ao mesmo tempo, qual das duas ações será melhor executada?

Dentro de uma companhia, o tempo é o bem mais precioso que o funcionário possui. Se ele não souber aproveitá-lo, todo o seu trabalho será comprometido. Perder tempo fazendo algo para a própria empresa é até aceitável, mas fazendo algo fútil é inaceitável dentro de uma empresa. A famosa frase “Time is Money”, traduz bem essa realidade, uma vez que “tempo é dinheiro” e nenhuma empresa quer perder dinheiro, e olhando nessa direção, ela não aceita que os seus funcionários percam tempo com coisas fúteis.

Uma política de uso bem elaborada pelos profissionais de TI da companhia, acompanhada de uma ação de conscientização junto aos funcionários pode evitar todos esses transtornos que o mal uso da tecnologia, principalmente dos comunicadores instantâneos, que tanto como mocinho quanto como vilão.