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Aperfeiçoamento do processo de decisão para a empresa digital

1 Comente abaixo Iria Luppi Figueiredo (@irialuppi)

Um administrador durante sua rotina de trabalho tem que tomar muitas decisões, individual e em grupo, por isso precisa de apoio e este provem de alguns tipos de sistemas de informação sendo os principais: SIGs (sistema de informação gerencial) SADs( sistemas de apoio a decisão), SADGs(sistemas de apoio a decisão em grupo) e os SAEs(sistemas de apoio ao executivo), eles tem o objetivo de aperfeiçoar o desempenho organizacional, guiar a empresa, coordenar as atividades de trabalho, reagir rapidamente as mudanças de mercado e cliente projetar e analisar modelos

Um administrador durante sua rotina de trabalho tem que tomar muitas decisões, individual e em grupo, por isso precisa de apoio e este provem de alguns tipos de sistemas de informação sendo os principais: SIGs (sistema de informação gerencial) SADs( sistemas de apoio a decisão), SADGs(sistemas de apoio a decisão em grupo) e os SAEs(sistemas de apoio ao executivo), eles tem o objetivo de aperfeiçoar o desempenho organizacional,  guiar a empresa, coordenar as atividades de trabalho, reagir rapidamente as mudanças de mercado e cliente projetar e analisar modelos. Com eles são apresentados para administração os seguintes desafios: 1)montar sistemas que atendam os requisitos de informação aos executivos, sendo que nem todas as decisões dos gerentes seniores podem ser apoiadas, pois são fluidas e pouco estruturadas, as vezes desatualizadas. 2) criar processos significativos de informação e tomada de decisão:  dados dos SADs e SAEs tem origem de diversos outros sistemas integrados e data warehouse, portanto são vários, necessitando-se de alta capacidade de pensamento da administração para tirar vantagens destes que vão estar a disposição de “toda” empresa e inclusive na WEB.

Eles automatizam os processos de decisão fornecendo informações de diferentes aspectos e situações como oportunidades e problemas identificando soluções podendo saber como estas foram geradas, estimulando a inovação e explorando diversos modelos de solução, por exemplo, determinar a quantidade de produtos a manter no estoque para dar respostas eficientes aos clientes e confiabilidade de produto.

*Os SIGs são os aplicativos mais antigos de apoio ao processo de decisão gerencial estruturada, monitoramento e controle. Fornecem informações sobre o desempenho da empresa produzindo relatórios fixos e rotineiros programados periodicamente com dados resumidos e extraídos de SPTs,  por exemplo quando funcionários ultrapassam limites em seus planos de saúde. Antigamente as informações eram todas em papeis, hoje podem estar disponíveis na web,  acessados r por uma rede interna, gerados conforme a demanda.

*Um SAD auxilia o processo de decisão gerencial  individual, semi-estruturada e não estruturada fornecendo ao usuário um conjunto flexível de ferramentas, dados,  modelos analíticos, software com interface amigável e capacidades para analisar dados importantes internos e externos em um único sistema com controle de usuário,  enfatizando mudanças, flexibilidade e respostas rápidas em forma de texto e gráficas com base em modelos suposições e consultas, projetados para  elaborar, modelar, implementar  e analisar situações e soluções.  Existem dois tipos de SADs o mais antigo é o  orientado por modelo  voltado para uma área especifica da empresa, extrai informações de pequenos subconjuntos de dados corporativos, sistemas autônomos isolados dos principais sistemas da empresa, tem fácil interface para executar analises. Desenvolvidos por divisões ou grupo de usuários finais, não ficando sob controle do setor de informática. Com o avanço tecnológico, processamento e banco de dados surgiu o  orientado por dados que inclui diversos dados de toda a empresa, extraídos de grandes bancos de dados, sistemas integrados como os SPTs, transações pela web, OLAP (processamento analítico on-line) com análise multidimensional, mineração de dados (data mining) orientada por descobertas de padrões e relacionamentos que ficam ocultos nos grandes bancos. O objetivo é prever o comportamento futuro, por  isso deve-se ter uma boa idéia da informação que se está procurando. A mais utilizada é a mineração de dados, pois apresentam diversos tipos de informações, sendo: Associações: que são ocorrências ligadas a um único evento, por exemplo, quando se vende salgadinhos de milho vende-se também refri do tipo cola então porque não fazer promoções? Seqüência: eventos ligados ao longo do tempo, por exemplo, ao montar uma cozinha compra se um fogão, uma pia uma geladeira e assim por diante. Classificação: descreve o grupo a qual pertence um item  através dos já classificados e conjuntos de regras, por exemplos classificar clientes que poderiam ser atraídos por produtos concorrentes criando promoções para reter-los.

Aglomeração(clusters): semelhante a classificação, dividindo o banco de dados, por exemplo, clientes com cartões bancários, com base em dados demográficos, investimentos pessoais, usuários de cartão de crédito etc. Prognósticos: usam valores existentes para prever outros valores, por exemplo, com base numa venda atual prever a venda futura do mesmo produto. Todas estas ferramentas de mineração envolvem analise estatística, redes neurais, lógica difusa, algoritmos genéticos e técnicas inteligentes baseadas em regras.

Um SAD tem 3 principais componentes: Banco de dados: reúne dados atuais e históricos originados de  varias aplicações e grupos, pode ser um pequeno banco em um PC com um subconjunto de dados corporativos combinados com dados externos ou um grande data warehouse atualizado de forma continua pelos principais sistemas integrados como SPTs, transações em sites etc. não interfere em sistemas operacionais críticos,  Software: contem ferramentas para análise de dados como OLAP,  mineração,e usam modelos que representam componentes e relações de um fenômeno, podendo ser físico(aeromodelo), matemático(equação), verbal(descrição de procedimentos) e analíticos(analise e projeção) estatísticos(usam bibliotecas, tem funções como média, medianas desvios, gráficos),otimização(utilizam programação linear, alocação de recursos para maximizar e minimizar custos e tempo), previsão (usados principalmente para projetar vendas), analise de sensibilidade(através de questionamentos e resultados  ajudam amenizar o impacto das mudanças com base em condições existentes e hipóteses) e  análise de sensibilidade reversa(usados para determinar metas) Todos são usados para projeções futuras a fim de modelar e estabelecer relações entre os diferentes fatores de uma comunidade como vendas, produtos, idade, renda  etc. podem ser variadas pelo tomador de decisão através de registros como aumento de custos de matéria prima, novo concorrente com preços mais baixos etc. analisando-se riscos e investimentos necessários para se adaptar as mudanças. Interface:   deve ser simples de fácil interação usuário(gerentes e funcionários inexperientes, clientes)/ferramenta, flexível , fácil de usar, hoje são baseadas na web com capacidade de personalização. Para desenvolver um SAD é essencial a participação do usuário para garantir informações necessárias.

As principais aplicações são: Gerenciamento da cadeia de suprimento: ajudam os gerentes examinar fatores da compra, transporte, fabricação, distribuição, entrega aos clientes.Pesquisar e combinar alternativas para redução de custos gerais, tempo, aumentar a velocidade no processamento de pedidos de clientes, reduzir níveis de estoque, melhorar o atendimento ao cliente, enfrentar a concorrência, transferência de parcelas de negócios, contratar serviços de terceiros etc. Gerenciamento do relacionamento com clientes: usam mineração de dados para determinar preços, segurar clientes através de campanhas especificas de marketing para cada um, participação de mercado etc. Extraem informações de  grandes data warehouse resumindo-as através de ferramentas analíticas etc.  utilizam dados de clientes coletados através da web, também combinam estes  com dados de transações e informações disponíveis nos ERPs. Simulação de cenários de negócios:voltados para análise de problemas em áreas especificas da empresa, usam informações de fontes internas e externas ajudam a criar estratégias modelando cenários  por meio de condições e variáveis de mudança constante, são protótipos usados para testes. Sistemas de Informação geográfica (GIS): categoria especial usada para analisar e exibir dados   através de mapas digitalizados, onde o software reúne , armazena e manipula informações ligando dados sobre um mapa através de pontos, linhas e áreas, para isso é necessário conhecimento  da distribuição geográfica de pessoas ou recursos envolvidos em pesquisas cientificas , planejamento e desenvolvimento , por exemplo auxiliar bancos a escolher uma região para instalar uma nova agência. Acessíveis a todos os tipos de empresa e inclusive pela internet, tem possibilidade de revisão automática para descobrir novas soluções. Especial  baseado na Internet: seu desenvolvimento  foi facilitado através da Internet com uso do e-mail ,  catálogos on-line, diretórios web grupos de  discussões etc. o meio pelo qual clientes aproveitam as informações para selecionar produtos (SADC) e funcionários e gerentes para tomar de cisões na empresa. Apóiam decisões de forma on-line acessando banco de dados, repositórios de informações junto com programas de análise de dados,  mais  usado por Corretoras de informações,  popular nos serviços financeiros pois o numero de pessoas que tentam administrar ativos próprios e planos de aposentadoria cresce a cada dia.

*SADG surgiram devido ao trabalho de modelagem e analise de decisões ser realizado por grupos de profissionais reunidos na empresa .É um sistema interativo baseado em computador para facilitar a tomada de decisão não-estruturada, utiliza ferramentas baseadas na web para videoconferência e reuniões eletrônicas que envolvem cada vez mais pessoas focando a comunicação com objetivo de reduzir o tempo das reuniões e dando oportunidade de todos participar do processo, Reuniões eletrônicas visam e exigem : Pré planejamento: para torná-las mais eficientes e objetivas, Maior participação: todos os presentes devem contribuir de alguma maneira, Atmosfera aberta, colaborativa: todos devem se sentir aptos a opinar, onde os   colaboradores não  tenham medo de ser julgados por gerentes e estes não  devem gerar pressão sobre eles, nem deixar as idéias dominar o ambiente para evitar concordância forçada. Geração de idéias livres de criticas: para que todos contribuam sem sentir medo de ser criticados pessoalmente. Objetividade na avaliação,  a idéia é avaliada pelo mérito não pela fonte que a gerou.Organização e avaliação de idéias:  devem ser geradas baseadas nos objetivos da reunião e  avaliadas pelo mérito dentro de limite de tempo.Determinar prioridades e tomar decisões: respeitar, usar e aceitar a opinião de todos. Documentar as reuniões:  para ter registros completos e organizados para continuar o projeto. Acesso a informações externas: permitindo discordâncias de fatos para que sejam produtivas. Preservação da memória organizacional: para que os que não participaram da reunião possam também contribuir no projeto que muitas vezes envolve equipes  e localidades diferentes.

Um SADG tem 3  elementos básicos da TI: Hardware:  refere-se a instalação física como disposição de mesas, cadeiras, equipamentos como computadores, painéis eletrônicos, audiovisuais e de rede. Software: compreendem ferramentas para organizar idéias coletar, classificar informações e determinar prioridades. Pessoas: refere-se aos participantes, mediador treinado e suporte técnico para hardware e software . Quando o numero de pessoas é muito extenso as reuniões eletrônicas são feitas em um laboratório de colaboração onde cada pessoa tem seu próprio computador para visualizar dados que são integrados por um servidor de arquivos ou projetados em uma grande tela na sala.

A principal dificuldade é escolher o método de organizar e realizar a reunião então a fim de torná-las mais produtivas são realizadas eletronicamente (SER-sistemas de reunião eletrônica) com apoio de  groupware que são ferramentas dos softwares  usadas  para reuniões onde todos estão na mesma sala ou trabalhando em rede:Questionários eletrônicos:  auxiliam no pré-planejamento identificando os assuntos e  assegurando informações. Brainstorming: permitem idéias anônimas. Organizadores de idéias: facilitam a integração das idéias . Questionário:apóiam mediadores e lideres quando reúnem informações antes e durante a determinação das prioridades. Votação e determinação de prioridades:tem um  conjunto de métodos e  classificação de técnicas para determinar prioridades e votar.Identificação de interessados e análise: abordagens não estruturadas para avaliar o impacto de uma posposta identificando os interessados no projeto. Constituição de políticas:  apóiam o desenvolvimento de políticas empresariais. Dicionários de grupo: documentam acordos e definições de palavras e termos para o projeto. Também há outras usadas para organizar, armazenar dados, ler projetos, acessar dados operacionais internos armazenados pelos sistemas de computadores da produção.

O papel do mediador é controlar a utilização destas ferramentas que são selecionadas no pré-planejamento, dependendo do assunto ,  objetivos e  metodologia. Todos os participantes tem controle de seus computadores visualizando todas as telas utilizadas na reunião, sendo que nenhum pode ver a tela do outro até que não seja liberada para o servidor,  pois o trabalho é confidencial e todas as entradas no servidor são anônimas. Quando a reunião termina um registro completo envolvendo o material bruto e o resultado,  permanece disponível para o acesso

Se  todas as reuniões utilizarem as ferramentas e os elementos  necessários aumentaria o numero de idéias e a qualidade das decisões produzindo resultados desejados  com um numero menor de reuniões.Resultado de reuniões cara a cara podem ser melhores mas nestas o numero de idéias  e de participantes é maior. Ferramentas podem ser configuradas de diversas formas e o desempenho delas depende do mediador ,  planejamento,  cooperação dos participantes e também se foram selecionadas de acordo com o tipo e os objetivos da reunião, ajudam a processar as informações que nem sempre podem ser corretas, além da variedade delas que podem causar confusões nas reuniões  o  resultado  vai depender da maneira que o problema foi apresentado, do ambiente, da cultura etc.

*SAE utilizados principalmente pela alta administração para tomar decisões não-estruturadas  com mudanças constantes, combinam dados de fontes internas e externas , formados por amplo ambiente computacional e de comunicação. Ajudam a monitorar e analisar o desempenho organizacional, rastrear atividades de concorrentes, localizar oportunidades e prever tendências, pode se dizer que são extensões lógicas  de sistemas empresariais integrados pois reúnem informações de todas as partes da empresa incluindo dados capturados por meio da web como noticias de mercado informações de concorrentes, projetos de lei tendências do setor, dados financeiros,  dados públicos etc. permitindo aos gerentes e subordinados selecionar, acessar e modelar dados conforme a necessidade e da mesma maneira.utilizam ferramentas analíticas instaladas em computadores de mesa, com exibição de dados on-line e não em um monte de papeis como antigamente que eram enviados aos gerentes  mensal ou semanal. Para evitar o problema de excesso de dados utilizam  ferramentas OLAP para análise de grandes bancos e a técnica  drill down que filtra os dados de diversos bancos de dados apresentando-os de forma resumida mas detalhada e até  representada graficamente.O principal desafio é integrar os dados para examinar o desempenho geral da empresa pois sistemas  são projetados com finalidades diferentes e nem sempre podem ser integrados o que causa desatualização e diferença de informações. Para solucionar alguns destes problemas os mais modernos são equipados com ferramentas fáceis de usar principalmente se usuários são inexperientes, permitem criar comparações gráficas de dados, tempo, região, produto, preço para melhor avaliar o desempenho. No seu desenvolvimento  o foco é a determinação dos requisitos de informação do executivo,  quando em operação devem ser capazes de detectar sinais de problemas que ameaçam o ambiente organizacional e oportunidades .  permitem que executivos examinem o trabalho de outros gerentes sem que eles tenham conhecimento, pode haver resistências  nos níveis mais baixos da empresa. O maior problema é o custo , e o lucro é identificado só quando estiver em operação.

Os principais benefícios são flexibilidade pois dados e ferramentas estão disponíveis aos executivos sem  impor soluções, é uma extensão de seus pensamentos, capacidade de analisar comparar e destacar tendências , devido a fácil utilização de recursos gráficos permitindo a analise de mais dados em menos tempo com maior clareza e qualidade. O objetivo dos executivos a utilizá-lo é monitorar o desempenho de suas áreas com maior responsabilidade,acompanhando mudanças externas e o trabalho dos níveis mais baixos. A disponibilidade dos dados ajudam a  tomar decisões antecipadas pois oportunidades são identificadas mais cedo e  problemas podem ser identificados antes de causar danos. Também dão oportunidade de descentralizar a tomada de decisões mas ao mesmo tempo centralizam ainda mais pois os níveis mais baixos são supervisionados.

As principais aplicações são: Inteligência de negócios: devido aos novos modelos de negócio, expectativas e exigências dos clientes, tecnologia da internet e o aumento da concorrência é necessário   recursos  inteligentes e especiais para identificar as mudanças de mercado como novas tecnologias, formular respostas, acompanhar esforços, aprender com retornos. , definir estratégias competitivas, identificar clientes, fornecedores, concorrentes,  oportunidades, problemas, ameaças, examinar como chegou-se a tal resultado, prever demanda etc. Monitoração de  desempenho corporativo: balanced scorecard systems , suplementam medidas financeiras tradicionais que além de levar em conta o retorno sobre investimento, consideram perspectivas como clientes, processos de negócios internos, aprendizagem ,crescimento, verificação de alcance  de metas e objetivos, monitorar custos, vendas, medir satisfação dos clientes, parceiros , fornecedores, avaliar a motivação e produtividade dos funcionários , alocação de tempo etc.  Fornecem relatórios  com informações filtradas de  grandes BDs. Relatórios e analises que abrangem a empresa inteira: a fim de avaliar o desempenho geral da empresa envolvem medidas financeiras, operacionais, simulações, importações, exportações  planejamento , dados internos e externos, clientes, fornecedores, compras, vendas etc. Extraem dados de data marts e realizam  Custeio baseado em atividades,  um modelo de orçamento e analise que identifica recursos, processos , custos diretos e indiretos, despesas operacionais etc, verificando o que realmente é lucrativo. A interface pode ser baseada na web e utilizar recursos dril down não exigindo programação extensa.

Então devido a todas as  capacidades proporcionadas e o grande apoio  que estes sistemas dão aos gerentes no processo de tomada de decisão, apesar dos desafios enfrentados principalmente os tecnológicos,  levam a empresa a atingir  suas metas e objetivos estratégicos.
 
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